Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Receptiecoördinator
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en georganiseerde Receptiecoördinator die verantwoordelijk is voor het efficiënt beheren van alle receptieactiviteiten binnen onze organisatie. De Receptiecoördinator fungeert als het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en medewerkers en zorgt voor een gastvrije en professionele ontvangst. Daarnaast coördineert deze functie de planning en uitvoering van administratieve taken, communicatie en facilitaire ondersteuning. De ideale kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, een proactieve houding en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren in een dynamische omgeving. De rol vereist nauwkeurigheid, klantgerichtheid en het vermogen om effectief samen te werken met verschillende afdelingen. Als Receptiecoördinator bent u verantwoordelijk voor het optimaliseren van de receptieprocessen en het bijdragen aan een positieve werk- en bezoekervaring. U werkt nauw samen met het managementteam om de dagelijkse operaties soepel te laten verlopen en draagt bij aan de verbetering van interne procedures. Deze functie biedt een uitdagende en afwisselende werkomgeving waarin u uw organisatorische en sociale vaardigheden kunt inzetten en verder ontwikkelen.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Verwelkomen en registreren van bezoekers en gasten.
- Beheren van de telefooncentrale en doorverbinden van gesprekken.
- Coördineren van afspraken en vergaderingen voor het management.
- Beheren van de post- en pakketstromen.
- Ondersteunen bij administratieve taken en documentbeheer.
- Zorgen voor een nette en representatieve receptieruimte.
- Communiceren met verschillende afdelingen voor een soepele workflow.
- Beheren van kantoorbenodigdheden en facilitaire zaken.
- Rapporteren van incidenten en problemen aan het management.
- Organiseren van kleine evenementen en bijeenkomsten.
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in administratie of hospitality.
- Ervaring in een vergelijkbare functie is een pré.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
- Goede beheersing van MS Office en kantoortechnologie.
- Representatief en klantgericht met een professionele uitstraling.
- Stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen.
- Flexibel en bereid om indien nodig extra uren te werken.
- Teamspeler met een proactieve werkhouding.
- Nauwkeurig en georganiseerd.
- Discreet en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie.
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Hoe gaat u om met een boze bezoeker aan de receptie?
- Welke ervaring heeft u met het beheren van een telefooncentrale?
- Hoe organiseert u uw werkzaamheden bij drukte?
- Kunt u een voorbeeld geven van een situatie waarin u meerdere taken tegelijk moest coördineren?
- Hoe zorgt u voor een gastvrije ontvangst van bezoekers?
- Welke administratieve softwareprogramma's beheerst u?
- Hoe gaat u om met vertrouwelijke informatie?
- Bent u flexibel inzetbaar qua werktijden?
- Hoe draagt u bij aan een positieve werksfeer?
- Wat vindt u het belangrijkste aspect van klantgerichtheid?
