Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Records Coördinator
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een nauwkeurige en georganiseerde Dossiercoördinator om ons team te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren, organiseren en onderhouden van zowel fysieke als digitale dossiers binnen de organisatie. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de integriteit, toegankelijkheid en vertrouwelijkheid van gegevens, en werkt nauw samen met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat alle documentatie up-to-date en correct is opgeslagen.
Als Dossiercoördinator ben je het centrale aanspreekpunt voor documentbeheer en archivering. Je ontwikkelt en implementeert procedures voor het opslaan, ophalen en vernietigen van documenten volgens wettelijke en interne richtlijnen. Je zorgt ervoor dat alle dossiers voldoen aan de geldende regelgeving en dat gevoelige informatie op een veilige manier wordt behandeld.
Je zult verantwoordelijk zijn voor het opstellen van rapportages over documentbeheer, het uitvoeren van kwaliteitscontroles en het trainen van collega’s in het correct gebruik van het documentbeheersysteem. Daarnaast ondersteun je audits en interne controles door het tijdig aanleveren van gevraagde documentatie.
De ideale kandidaat beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden, een scherp oog voor detail en ervaring met documentbeheersystemen. Je bent proactief, communicatief vaardig en in staat om zelfstandig te werken in een dynamische omgeving. Ervaring in een gereguleerde sector zoals gezondheidszorg, juridische dienstverlening of financiën is een pré.
Als Dossiercoördinator draag je bij aan de efficiëntie en compliance van de organisatie. Je helpt processen te stroomlijnen en risico’s te minimaliseren door een gestructureerde en betrouwbare documentatieomgeving te creëren. Als jij een passie hebt voor orde, structuur en nauwkeurigheid, dan is deze functie iets voor jou.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren en organiseren van fysieke en digitale dossiers
- Ontwikkelen en implementeren van documentbeheerprocedures
- Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving omtrent archivering
- Uitvoeren van kwaliteitscontroles op documentatie
- Ondersteunen van audits en interne controles
- Trainingssessies geven over documentbeheer aan medewerkers
- Samenwerken met verschillende afdelingen voor documentatiebehoeften
- Beheren van toegangsrechten tot vertrouwelijke documenten
- Opstellen van rapportages over documentbeheer
- Archiveren en vernietigen van documenten volgens beleid
Vereisten
Text copied to clipboard!- MBO- of HBO-opleiding in administratie, informatiemanagement of vergelijkbaar
- Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Ervaring met documentbeheersystemen (DMS)
- Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden
- Kennis van AVG en andere relevante wetgeving
- Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Zelfstandig kunnen werken en prioriteiten stellen
- Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- Discretie en integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Heb je ervaring met documentbeheersystemen? Zo ja, welke?
- Hoe zorg je ervoor dat dossiers altijd up-to-date zijn?
- Ben je bekend met de AVG en hoe pas je deze toe in je werk?
- Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
- Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je een archief hebt geoptimaliseerd?
- Hoe werk je samen met andere afdelingen op het gebied van documentbeheer?
- Wat doe je als je een fout ontdekt in een belangrijk dossier?
- Hoe blijf je op de hoogte van veranderingen in wet- en regelgeving?
- Wat zijn volgens jou de belangrijkste kwaliteiten van een goede Dossiercoördinator?
- Ben je bereid om trainingen te geven aan collega’s over documentbeheer?
