Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Secretarieel Assistent
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Secretarieel Assistent die een centrale rol speelt in het soepel laten verlopen van de dagelijkse administratieve en organisatorische processen binnen onze organisatie. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van leidinggevenden, teams en bezoekers door middel van nauwkeurige administratie, professionele communicatie en uitstekende planning. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en draagt daardoor direct bij aan een representatieve en efficiënte werkomgeving.
Als Secretarieel Assistent beheer je agenda’s, plan je afspraken en vergaderingen, verwerk je inkomende en uitgaande correspondentie en zorg je ervoor dat documenten correct worden opgesteld, gearchiveerd en gedeeld. Je houdt overzicht over meerdere taken tegelijk en weet prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving. Daarnaast ondersteun je bij het voorbereiden van presentaties, rapportages en notulen, en help je bij het organiseren van bijeenkomsten, reizen en andere praktische zaken.
De ideale kandidaat is servicegericht, discreet en communicatief sterk. Je werkt nauwkeurig, bent proactief en hebt oog voor detail. Je begrijpt hoe belangrijk vertrouwelijkheid is bij het omgaan met gevoelige informatie en kunt zelfstandig werken zonder het teamgevoel uit het oog te verliezen. Ervaring met kantoorsoftware, digitale archiveringssystemen en administratieve processen is belangrijk om in deze rol succesvol te zijn.
Naast de dagelijkse administratieve taken denk je actief mee over verbeteringen in werkprocessen. Je signaleert knelpunten, doet voorstellen om efficiënter te werken en helpt bij het implementeren van praktische oplossingen. Hierdoor lever je niet alleen ondersteuning, maar voeg je ook waarde toe aan de bredere organisatie. Je bent flexibel en kunt snel schakelen wanneer prioriteiten veranderen of wanneer onverwachte situaties zich voordoen.
In deze functie krijg je de kans om te werken in een professionele omgeving waar samenwerking, betrouwbaarheid en kwaliteit centraal staan. Je zult contact hebben met verschillende afdelingen en niveaus binnen de organisatie, wat de rol afwisselend en leerzaam maakt. Voor iemand die energie haalt uit organiseren, ondersteunen en structureren, biedt deze positie een uitstekende mogelijkheid om een onmisbare bijdrage te leveren.
Wij zoeken iemand die graag verantwoordelijkheid neemt, overzicht bewaart en plezier haalt uit het ontzorgen van anderen. Als Secretarieel Assistent ben je een belangrijke schakel in het dagelijkse functioneren van het kantoor en draag je bij aan een positieve, georganiseerde en productieve werksfeer.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren van agenda’s en plannen van afspraken en vergaderingen.
- Verwerken van inkomende en uitgaande e-mails, post en telefoongesprekken.
- Opstellen, controleren en archiveren van documenten en correspondentie.
- Notuleren tijdens vergaderingen en uitwerken van actiepunten.
- Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten, reizen en evenementen.
- Ontvangen van bezoekers en fungeren als professioneel aanspreekpunt.
- Bijhouden van administratieve gegevens en digitale dossiers.
- Ondersteunen van leidinggevenden en teams bij dagelijkse kantoorwerkzaamheden.
Vereisten
Text copied to clipboard!- Mbo- of hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve richting.
- Aantoonbare ervaring in een secretariële of administratieve functie.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Goede kennis van Microsoft Office en digitale administratiesystemen.
- Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen prioriteiten te stellen.
- Nauwkeurigheid, discretie en verantwoordelijkheidsgevoel.
- Goede communicatieve en sociale vaardigheden.
- Zelfstandige, proactieve en servicegerichte werkhouding.
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heb je in een secretariële of administratieve functie?
- Hoe ga je om met meerdere urgente taken tegelijk?
- Welke kantoorsoftware en systemen beheers je goed?
- Hoe zorg je voor vertrouwelijke omgang met gevoelige informatie?
- Kun je een voorbeeld geven van een proces dat je efficiënter hebt gemaakt?
- Hoe pak je het plannen van complexe agenda’s en vergaderingen aan?
- Wat spreekt je het meest aan in de rol van Secretarieel Assistent?
