Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Vergadercoördinator
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Vergadercoördinator die verantwoordelijk is voor het plannen, organiseren en coördineren van vergaderingen binnen onze organisatie. De ideale kandidaat zorgt voor een soepele communicatie tussen alle betrokken partijen en zorgt ervoor dat alle vergaderingen efficiënt en effectief verlopen. Dit omvat het reserveren van vergaderruimtes, het voorbereiden van agenda's, het uitnodigen van deelnemers, het vastleggen van notulen en het opvolgen van actiepunten. Daarnaast werkt de Vergadercoördinator nauw samen met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat alle logistieke en administratieve aspecten van vergaderingen goed geregeld zijn. De rol vereist uitstekende organisatorische vaardigheden, aandacht voor detail en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren. Een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden zijn essentieel om succesvol te zijn in deze functie. De Vergadercoördinator speelt een cruciale rol in het ondersteunen van het management en het bevorderen van een efficiënte samenwerking binnen het team.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Plannen en organiseren van interne en externe vergaderingen
- Reserveren van vergaderruimtes en zorgen voor benodigde faciliteiten
- Voorbereiden en verspreiden van agenda's en vergaderdocumenten
- Uitnodigen van deelnemers en beheren van RSVP's
- Notuleren tijdens vergaderingen en verspreiden van notulen
- Opvolgen van actiepunten en deadlines na vergaderingen
- Coördineren van technische ondersteuning tijdens virtuele vergaderingen
- Zorgen voor tijdige communicatie en herinneringen aan deelnemers
- Samenwerken met verschillende afdelingen voor vergaderplanning
- Beheren van vergaderkalenders en -systemen
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig
- Ervaring met het organiseren van vergaderingen of evenementen
- Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden
- Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling
- Bekendheid met vergadertools en software zoals MS Outlook en Teams
- Vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren en prioriteiten te stellen
- Nauwkeurig en detailgericht werken
- Proactieve en oplossingsgerichte houding
- Teamspeler met goede interpersoonlijke vaardigheden
- Flexibiliteit om te werken binnen verschillende tijdschema's
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Hoe gaat u om met last-minute wijzigingen in vergaderingen?
- Welke ervaring heeft u met het gebruik van vergader- en planningssoftware?
- Hoe zorgt u ervoor dat alle deelnemers goed geïnformeerd zijn over vergaderdetails?
- Kunt u een voorbeeld geven van een situatie waarin u meerdere vergaderingen tegelijk moest coördineren?
- Hoe gaat u om met conflicterende agenda's van deelnemers?
- Welke stappen onderneemt u om actiepunten na een vergadering te volgen?
- Hoe zorgt u voor een efficiënte communicatie tussen verschillende afdelingen?
- Wat doet u om technische problemen tijdens virtuele vergaderingen te voorkomen?