Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Administrativ Sekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en strukturert og pålitelig Administrativ Sekretær som kan bidra til effektiv drift av vårt kontor. Som Administrativ Sekretær vil du være en sentral støtteperson for ledelsen og øvrige ansatte, og du vil ha ansvar for en rekke administrative oppgaver som bidrar til en smidig arbeidsflyt. Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, gode kommunikasjonsevner og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
Dine arbeidsoppgaver vil inkludere håndtering av innkommende og utgående korrespondanse, organisering av møter og reiser, arkivering av dokumenter, samt oppfølging av interne rutiner og prosedyrer. Du vil også være ansvarlig for å oppdatere databaser, forberede rapporter og bistå med fakturering og enklere regnskapsoppgaver. I tillegg vil du fungere som et bindeledd mellom ulike avdelinger og eksterne samarbeidspartnere.
Vi ser etter deg som har erfaring fra lignende stilling, gjerne innenfor kontoradministrasjon eller sekretærtjenester. Du må være komfortabel med bruk av digitale verktøy som Microsoft Office-pakken, og det er en fordel om du har erfaring med bruk av ERP- eller CRM-systemer. Du må kunne arbeide selvstendig, men også trives i team og være serviceinnstilt overfor både kolleger og eksterne kontakter.
Som Administrativ Sekretær vil du få en variert og meningsfull arbeidshverdag i et inkluderende og profesjonelt miljø. Vi tilbyr konkurransedyktige betingelser, gode utviklingsmuligheter og et støttende arbeidsmiljø. Dersom du er en person som liker orden, struktur og å ha kontroll på detaljer, kan dette være stillingen for deg.
Vi ser frem til å motta din søknad!
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere innkommende og utgående e-post og telefonhenvendelser
- Organisere og koordinere møter, reiser og arrangementer
- Føre og oppdatere dokumentasjon og arkivsystemer
- Forberede rapporter, presentasjoner og annen dokumentasjon
- Bistå med fakturering og enklere regnskapsoppgaver
- Oppdatere og vedlikeholde databaser og kontaktlister
- Sikre at kontorrekvisita er tilgjengelig og bestille ved behov
- Følge opp interne rutiner og prosedyrer
- Støtte ledelsen og andre ansatte med administrative oppgaver
- Være kontaktpunkt for eksterne samarbeidspartnere og leverandører
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra administrativt arbeid eller sekretærstilling
- Gode ferdigheter i Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
- Erfaring med bruk av digitale verktøy og systemer
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Serviceinnstilt og løsningsorientert
- Nøyaktig og detaljorientert
- Fleksibel og tilpasningsdyktig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du tidligere erfaring som administrativ sekretær?
- Hvilke digitale verktøy og systemer har du erfaring med?
- Hvordan håndterer du stress og mange oppgaver samtidig?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har løst en utfordrende administrativ oppgave?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i arbeidet ditt?
- Har du erfaring med fakturering eller regnskapsoppgaver?
- Hvordan prioriterer du oppgaver i en travel hverdag?
- Er du komfortabel med å kommunisere med både interne og eksterne parter?
- Hva er dine forventninger til arbeidsmiljø og ledelse?
