Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Assisterende Bysekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en Assistant City Secretary som skal bistå bysekretæren med et bredt spekter av administrative og organisatoriske oppgaver i kommunen. Som Assistant City Secretary vil du være en sentral ressurs i byadministrasjonen, og du vil arbeide tett med både ledelsen, politikere og innbyggere. Du vil ha ansvar for å forberede og følge opp møter, håndtere dokumentasjon, sikre god informasjonsflyt og bidra til effektiv saksbehandling. Stillingen krever høy grad av struktur, diskresjon og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du må være serviceinnstilt, ha gode kommunikasjonsevner og kunne arbeide selvstendig så vel som i team. Arbeidsoppgavene inkluderer blant annet å utarbeide møteinnkallinger og referater, følge opp politiske vedtak, koordinere interne og eksterne henvendelser, samt sørge for at lovpålagte krav til dokumentasjon og arkivering blir ivaretatt. Du vil også bistå med planlegging og gjennomføring av arrangementer, samt bidra til kontinuerlig forbedring av rutiner og prosesser i bysekretariatet. Vi ser etter deg som har erfaring fra offentlig forvaltning eller tilsvarende administrativ rolle, gjerne med kjennskap til kommunal saksbehandling og offentlighetsloven. Du må være komfortabel med digitale verktøy og ha evne til å tilegne deg nye systemer raskt. Personlige egenskaper som nøyaktighet, pålitelighet og fleksibilitet vil bli vektlagt. Vi tilbyr en spennende og variert arbeidshverdag i et engasjert og inkluderende arbeidsmiljø, med gode muligheter for faglig utvikling.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Bistå bysekretæren med daglige administrative oppgaver
- Forberede og følge opp møter, inkludert innkallinger og referater
- Sikre korrekt dokumentasjon og arkivering i henhold til lovverk
- Koordinere interne og eksterne henvendelser
- Følge opp politiske vedtak og saksbehandling
- Bidra til planlegging og gjennomføring av arrangementer
- Delta i forbedring av rutiner og prosesser
- Håndtere konfidensiell informasjon med diskresjon
- Samarbeide tett med ledelse, politikere og innbyggere
- Bruke og oppdatere digitale systemer og verktøy
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller offentlig forvaltning
- Erfaring fra lignende rolle, gjerne i offentlig sektor
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Kjennskap til offentlighetsloven og forvaltningsloven
- Erfaring med digitale verktøy og saksbehandlingssystemer
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Høy grad av nøyaktighet og pålitelighet
- Gode samarbeidsevner og serviceinnstilling
- Fleksibilitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Diskresjon og integritet i håndtering av sensitiv informasjon
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å søke stillingen som Assistant City Secretary?
- Hvilken erfaring har du med administrativt arbeid i offentlig sektor?
- Kan du beskrive din erfaring med møteforberedelser og referatskriving?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Hvilke digitale verktøy har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du god struktur og oversikt i en travel arbeidshverdag?
- Kan du gi eksempler på hvordan du har bidratt til forbedring av rutiner?
- Hvordan håndterer du samarbeid med ulike interessenter?
- Hva er din erfaring med arkivering og dokumenthåndtering?
- Hvordan holder du deg oppdatert på relevant lovverk?
