Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentkontrollassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en strukturert og detaljorientert dokumentkontrollassistent til vårt team. Som dokumentkontrollassistent vil du ha en sentral rolle i å sikre at alle dokumenter håndteres, arkiveres og distribueres i henhold til gjeldende prosedyrer og standarder. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger for å sikre at dokumentflyten er effektiv og at alle nødvendige dokumenter er tilgjengelige for relevante parter. Arbeidsoppgavene dine vil inkludere mottak, registrering, lagring og distribusjon av dokumenter, samt oppfølging av revisjoner og oppdateringer. Du vil også bistå med å utarbeide og vedlikeholde dokumentkontrollprosedyrer, og sørge for at alle dokumenter er korrekt merket og lett tilgjengelige. Rollen krever høy grad av nøyaktighet, gode IT-kunnskaper og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du må kunne arbeide selvstendig, men også være en lagspiller som bidrar til et godt arbeidsmiljø. Erfaring med dokumenthåndteringssystemer og forståelse for konfidensialitet og datasikkerhet er en fordel. Vi tilbyr et inkluderende arbeidsmiljø, gode utviklingsmuligheter og konkurransedyktige betingelser. Dersom du er opptatt av orden, kvalitet og effektivitet, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Motta, registrere og arkivere dokumenter i henhold til rutiner
- Sikre korrekt merking og organisering av dokumenter
- Distribuere dokumenter til relevante avdelinger og personer
- Følge opp revisjoner og oppdateringer av dokumenter
- Bistå med utarbeidelse og vedlikehold av dokumentkontrollprosedyrer
- Sørge for at dokumenter er tilgjengelige og lett søkbare
- Håndtere konfidensielle dokumenter på en sikker måte
- Delta i forbedringsarbeid knyttet til dokumenthåndtering
- Rapportere avvik og foreslå forbedringer
- Samarbeide med andre avdelinger for å sikre god dokumentflyt
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med dokumenthåndtering eller lignende administrative oppgaver
- God IT-forståelse og erfaring med dokumenthåndteringssystemer
- Nøyaktig, strukturert og detaljorientert
- Evne til å arbeide selvstendig og i team
- Gode kommunikasjonsevner på norsk, både muntlig og skriftlig
- Forståelse for konfidensialitet og datasikkerhet
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Fleksibel og løsningsorientert
- Relevant utdanning innen administrasjon er en fordel
- Positiv innstilling og gode samarbeidsevner
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumenthåndteringssystemer?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i arbeidet ditt?
- Kan du beskrive en situasjon der du håndterte konfidensielle dokumenter?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange samtidig?
- Hva motiverer deg til å jobbe med dokumentkontroll?
- Har du erfaring med forbedringsarbeid innen dokumenthåndtering?
- Hvordan håndterer du stressende situasjoner?
- Hvilke IT-verktøy har du erfaring med?
- Hvordan samarbeider du med andre avdelinger?
- Hvorfor ønsker du å jobbe som dokumentkontrollassistent?
