Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentkontrollassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en Dokumentkontrollassistent som skal bidra til effektiv håndtering, organisering og arkivering av dokumenter i vår virksomhet. Rollen innebærer å sikre at alle dokumenter er korrekt registrert, oppdatert og lett tilgjengelig for relevante avdelinger. Du vil samarbeide tett med ulike team for å opprettholde dokumentkontrollsystemer og bidra til at selskapets prosedyrer og retningslinjer følges nøye. Stillingen krever nøyaktighet, gode organisatoriske ferdigheter og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Som Dokumentkontrollassistent vil du også være ansvarlig for å støtte i utarbeidelse av rapporter og oppfølging av dokumentrelaterte forespørsler. Vi ser etter en person som er proaktiv, pålitelig og har god forståelse for viktigheten av dokumentkontroll i en profesjonell sammenheng. Dette er en sentral rolle som bidrar til å sikre kvalitet og effektivitet i vår dokumenthåndtering.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Organisere og arkivere dokumenter i henhold til selskapets retningslinjer.
- Sikre at dokumenter er korrekt registrert og oppdatert i systemene.
- Støtte i utarbeidelse og distribusjon av dokumenter og rapporter.
- Overvåke dokumentkontrollprosesser for å sikre samsvar med interne prosedyrer.
- Samarbeide med ulike avdelinger for å håndtere dokumentrelaterte forespørsler.
- Opprettholde og oppdatere dokumentkontrollsystemer.
- Bidra til forbedring av dokumenthåndteringsrutiner.
- Håndtere innkommende og utgående dokumenter på en sikker måte.
- Assistere i opplæring av ansatte i dokumentkontrollprosedyrer.
- Følge opp arkiveringskrav og sikre korrekt lagring av dokumenter.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med dokumenthåndtering eller administrativ støtte.
- Gode organisatoriske ferdigheter og oppmerksomhet på detaljer.
- Beherske bruk av dokumentstyringssystemer og kontorprogramvare.
- Evne til å arbeide selvstendig og i team.
- God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk.
- Evne til å håndtere konfidensiell informasjon på en profesjonell måte.
- Fleksibilitet og evne til å prioritere flere oppgaver samtidig.
- Nøyaktighet og strukturert arbeidsmetodikk.
- Grunnleggende kjennskap til relevante lover og forskrifter innen dokumentkontroll.
- Erfaring med arkivering og dokumentklassifisering er en fordel.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Kan du beskrive din erfaring med dokumenthåndtering?
- Hvilke dokumentstyringssystemer har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i arbeidet ditt?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har flere frister?
- Hvordan samarbeider du med andre avdelinger for å løse dokumentrelaterte utfordringer?
- Hva motiverer deg i en rolle som dokumentkontrollassistent?
- Hvordan holder du deg oppdatert på relevante prosedyrer og regelverk?
- Kan du beskrive en situasjon hvor du måtte håndtere en vanskelig dokumentrelatert oppgave?
