Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentkoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker etter en strukturert og detaljorientert Dokumentkoordinator som vil være ansvarlig for å administrere, organisere og vedlikeholde dokumentasjonsprosesser i vår organisasjon. Som Dokumentkoordinator vil du spille en sentral rolle i å sikre at all dokumentasjon er korrekt, oppdatert og lett tilgjengelig for relevante interessenter. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger for å sikre at dokumentasjonsstandarder og prosedyrer følges, og at informasjon håndteres i henhold til gjeldende lover og retningslinjer.
Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, gode organisatoriske ferdigheter og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du vil være ansvarlig for å opprette og vedlikeholde dokumentmaler, arkivere og indeksere dokumenter, samt sørge for at dokumenter er tilgjengelige for ansatte og eksterne partnere ved behov. Du vil også bidra til å forbedre dokumentasjonsprosesser og implementere digitale løsninger for effektiv dokumenthåndtering.
En ideell kandidat har erfaring med dokumentstyringssystemer, god forståelse for informasjonsflyt og evne til å jobbe selvstendig så vel som i team. Du bør ha gode kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig, og være komfortabel med å jobbe i et miljø med høye krav til kvalitet og presisjon.
Vi tilbyr et dynamisk arbeidsmiljø med muligheter for faglig utvikling og deltakelse i spennende prosjekter. Hvis du er en person som trives med struktur, orden og effektivitet, og ønsker å bidra til å forbedre informasjonsflyten i en organisasjon, vil vi gjerne høre fra deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Organisere og vedlikeholde dokumentasjonsarkiv
- Sikre at dokumenter er oppdaterte og tilgjengelige
- Opprette og administrere dokumentmaler
- Samarbeide med ulike avdelinger for dokumenthåndtering
- Implementere og forbedre dokumentasjonsprosesser
- Sikre etterlevelse av lover og retningslinjer for dokumentasjon
- Utføre kvalitetskontroll av dokumenter
- Håndtere tilgangsrettigheter til dokumenter
- Delta i opplæring av ansatte i dokumentrutiner
- Bruke og vedlikeholde dokumentstyringssystemer
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon, arkiv eller lignende
- Erfaring med dokumentstyringssystemer
- Gode IT-kunnskaper, spesielt i Microsoft Office
- Sterke organisatoriske ferdigheter
- Evne til å arbeide selvstendig og strukturert
- Gode kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig
- Erfaring med arkivering og dokumentkontroll
- Kunnskap om GDPR og andre relevante regelverk
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Nøyaktighet og oppmerksomhet på detaljer
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumentstyringssystemer?
- Hvordan sikrer du at dokumenter er oppdaterte og korrekte?
- Har du erfaring med å implementere nye dokumentasjonsrutiner?
- Hvordan håndterer du sensitiv informasjon?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en dokumentasjonsprosess?
- Hvilke IT-verktøy er du mest komfortabel med å bruke?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange samtidig?
- Har du erfaring med opplæring av kolleger i dokumentrutiner?
- Hvordan sikrer du etterlevelse av lover og retningslinjer?
- Hva motiverer deg i en rolle som Dokumentkoordinator?
