Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Journalkoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og detaljorientert journalkoordinator som kan sikre effektiv håndtering, registrering, kvalitetssikring og tilgjengelighet av dokumentasjon og opplysninger i en virksomhet med høye krav til orden, konfidensialitet og presisjon. Som journalkoordinator vil du ha en sentral rolle i å organisere og vedlikeholde fysiske og digitale journaler, følge etablerte rutiner for arkivering og dokumentkontroll, samt bidra til at informasjon er korrekt, oppdatert og lett tilgjengelig for autoriserte brukere. Rollen passer for deg som trives med administrative oppgaver, har god systemforståelse og evner å arbeide metodisk i et miljø der nøyaktighet og etterlevelse av prosedyrer er avgjørende.
I denne stillingen vil du samarbeide tett med interne avdelinger, ledere, saksbehandlere og eventuelt eksterne samarbeidspartnere for å sikre at dokumentflyt og registreringsprosesser fungerer sømløst. Du vil motta, registrere, klassifisere, oppdatere og arkivere dokumenter i henhold til gjeldende retningslinjer, og du vil bidra til å forbedre rutiner for journalføring, sporbarhet og informasjonsforvaltning. Det er viktig at du forstår betydningen av personvern, datasikkerhet og korrekt tilgangsstyring, og at du håndterer sensitiv informasjon med høy grad av profesjonalitet og diskresjon.
En dyktig journalkoordinator kombinerer administrativ styrke med gode kommunikasjonsevner. Du må kunne svare på henvendelser om dokumentstatus, bistå kolleger med å finne frem til relevant informasjon og sikre at registreringer utføres innen fastsatte tidsfrister. Du vil også kunne delta i revisjoner, internkontroll og opplæring knyttet til dokumenthåndtering og arkivrutiner. Erfaring med digitale saks- og arkivsystemer, dokumentstyringsverktøy eller andre administrative plattformer vil være en fordel, men viktigst er evnen til å lære nye systemer raskt og bruke dem konsekvent og korrekt.
Vi ser etter en person som er pålitelig, serviceinnstilt og løsningsorientert, og som motiveres av å skape orden og kvalitet i informasjonsarbeidet. Du bør være komfortabel med repeterende oppgaver uten å miste fokus, samtidig som du kan identifisere avvik, foreslå forbedringer og bidra til mer effektive arbeidsprosesser. Rollen krever at du kan prioritere mellom flere oppgaver, håndtere frister og opprettholde høy kvalitet også i perioder med stort arbeidspress.
Hos oss vil du få muligheten til å arbeide i et profesjonelt miljø der god dokumentforvaltning er en viktig del av virksomhetens kvalitet og etterlevelse. Du vil bli en nøkkelperson i arbeidet med å sikre at informasjon behandles korrekt, sikkert og effektivt, og at organisasjonen har et solid grunnlag for beslutninger, oppfølging og dokumentasjon. Dersom du har et skarpt øye for detaljer, liker struktur og ønsker en rolle med tydelig ansvar innen administrasjon og informasjonskontroll, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Registrere, klassifisere og arkivere innkommende og utgående dokumenter
- Vedlikeholde og oppdatere fysiske og digitale journaler i henhold til rutiner
- Sikre korrekt dokumentflyt mellom avdelinger og relevante interessenter
- Kontrollere datakvalitet og følge opp manglende eller feilaktige registreringer
- Besvare interne henvendelser om journalstatus, dokumenttilgang og arkivrutiner
- Bidra til etterlevelse av personvernkrav, sikkerhetsrutiner og interne prosedyrer
- Støtte revisjoner, internkontroll og kvalitetssikringsaktiviteter knyttet til dokumentasjon
- Foreslå forbedringer i arbeidsprosesser for journalføring og informasjonsforvaltning
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra administrativt arbeid, dokumenthåndtering eller arkivrelaterte oppgaver
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Høy grad av nøyaktighet, struktur og oppmerksomhet på detaljer
- Evne til å håndtere sensitiv informasjon konfidensielt og profesjonelt
- God digital kompetanse og erfaring med administrative systemer
- Evne til å prioritere oppgaver og overholde frister i en travel arbeidshverdag
- Forståelse for rutiner, regelverk og kvalitetssikring innen dokumentforvaltning
- Relevant utdanning er en fordel, men praktisk erfaring kan kompensere
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med journalføring, arkivering eller dokumentkontroll?
- Hvilke digitale systemer har du brukt for registrering eller dokumenthåndtering?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet når du arbeider med store mengder informasjon?
- Hvordan håndterer du konfidensiell eller sensitiv dokumentasjon i praksis?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når flere frister må håndteres samtidig?
