Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Personlig sekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig og pålitelig personlig sekretær som kan tilby omfattende administrativ støtte til ledelsen. Som personlig sekretær vil du være ansvarlig for å organisere daglige aktiviteter, håndtere kommunikasjon, planlegge møter og sikre at alle administrative oppgaver utføres effektivt. Du vil fungere som et bindeledd mellom ledelsen og interne samt eksterne kontakter, og bidra til å opprettholde en strukturert og produktiv arbeidsdag. Stillingen krever høy grad av diskresjon, organisasjonsevne og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du vil også være ansvarlig for å forberede dokumenter, koordinere reiser og administrere kalenderen til din leder. Vi ser etter en person med gode kommunikasjonsevner, som trives i et dynamisk miljø og som kan tilpasse seg raskt til endringer. Erfaring med kontoradministrasjon og kjennskap til relevante IT-verktøy er en fordel. Hvis du er en proaktiv og strukturert person som ønsker å bidra til en effektiv arbeidsflyt, oppfordrer vi deg til å søke denne spennende stillingen som personlig sekretær.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og organisere lederens kalender og avtaler.
- Håndtere innkommende og utgående kommunikasjon, inkludert e-post og telefon.
- Forberede og redigere dokumenter, rapporter og presentasjoner.
- Koordinere møter, inkludert booking av møterom og forberedelse av materiell.
- Organisere reiseplaner og bestillinger for leder og team.
- Sikre konfidensialitet og diskresjon i alle oppgaver.
- Oppdatere og vedlikeholde filer og databaser.
- Bistå med daglige administrative oppgaver og prosjektstøtte.
- Kommunisere effektivt med interne og eksterne kontakter.
- Håndtere uforutsette oppgaver og prioritere etter behov.
Krav
Text copied to clipboard!- Minimum videregående utdanning, gjerne innen administrasjon eller tilsvarende.
- Erfaring som sekretær eller i en administrativ rolle.
- Gode ferdigheter i Microsoft Office-pakken (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Sterke organisatoriske og tidsstyringsevner.
- Evne til å arbeide selvstendig og i team.
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk.
- Diskresjon og pålitelighet i håndtering av sensitiv informasjon.
- Fleksibilitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
- Proaktiv holdning og problemløsningsevner.
- God serviceinnstilling og profesjonell opptreden.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du en situasjon med flere samtidige oppgaver?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har opprettholdt konfidensialitet i en tidligere rolle?
- Hvilke IT-verktøy er du mest komfortabel med å bruke i administrativt arbeid?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har stramme tidsfrister?
- Kan du beskrive din erfaring med kalenderstyring og møtekoordinering?
- Hvordan sikrer du effektiv kommunikasjon mellom ledelsen og andre ansatte?
- Hva motiverer deg i rollen som personlig sekretær?
- Hvordan håndterer du uventede endringer i arbeidsplanen?
- Kan du gi et eksempel på en utfordring du har løst i en administrativ rolle?
- Hvordan holder du deg organisert i en hektisk arbeidshverdag?
