Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Sekretariatsleder
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en erfaren og strukturert Sekretariatsleder som kan lede og koordinere sekretariatets daglige drift på en effektiv og profesjonell måte. Som Sekretariatsleder vil du ha en sentral rolle i organisasjonen, med ansvar for administrativ støtte, møteforberedelser, dokumenthåndtering og kommunikasjon mellom ulike avdelinger og eksterne samarbeidspartnere. Du vil arbeide tett med ledelsen og bidra til å sikre at organisasjonens mål og strategier blir fulgt opp gjennom god administrativ praksis.
Sekretariatslederen skal sørge for at sekretariatet fungerer som en effektiv støttefunksjon for organisasjonen. Dette innebærer blant annet å lede et team av administrative medarbeidere, utvikle og forbedre rutiner og prosesser, samt sikre at alle administrative oppgaver blir utført i henhold til gjeldende lover og retningslinjer. Du vil også ha ansvar for å forberede og følge opp styremøter, generalforsamlinger og andre viktige møter.
Stillingen krever høy grad av selvstendighet, struktur og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du må være en god leder, ha sterke kommunikasjonsevner og kunne samarbeide godt med både interne og eksterne aktører. Erfaring fra lignende stillinger i offentlig eller privat sektor er en fordel.
Vi tilbyr en spennende og variert stilling i et dynamisk arbeidsmiljø, med gode muligheter for faglig og personlig utvikling. Du vil få muligheten til å påvirke og forbedre organisasjonens administrative funksjoner, og være en viktig bidragsyter til vår videre utvikling.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Lede og koordinere sekretariatets daglige drift
- Sikre effektiv dokumenthåndtering og arkivering
- Forberede og følge opp styremøter og generalforsamlinger
- Utvikle og forbedre administrative rutiner og prosesser
- Gi administrativ støtte til ledelsen og andre avdelinger
- Sørge for god intern og ekstern kommunikasjon
- Lede og veilede administrative medarbeidere
- Sikre etterlevelse av lover og retningslinjer
- Håndtere innkommende henvendelser og korrespondanse
- Bidra til strategisk planlegging og organisasjonsutvikling
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant høyere utdanning innen administrasjon, ledelse eller lignende
- Minimum 3 års erfaring fra lignende stilling
- Gode lederegenskaper og erfaring med personalansvar
- Sterke skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- God kjennskap til offentlig forvaltning og regelverk
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Erfaring med møteforberedelser og protokollføring
- Gode IT-kunnskaper, spesielt innen Office-pakken
- Høy integritet og diskresjon
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å søke stillingen som Sekretariatsleder?
- Beskriv din erfaring med ledelse av administrative team.
- Hvordan håndterer du stress og mange samtidige oppgaver?
- Har du erfaring med møteforberedelser og protokollføring?
- Hvordan sikrer du god intern kommunikasjon i en organisasjon?
- Hvilke IT-verktøy er du mest komfortabel med å bruke?
- Hvordan jobber du med å forbedre administrative rutiner?
- Har du erfaring fra offentlig sektor eller lignende organisasjoner?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Hva er dine styrker som leder?
