Text copied to clipboard!
Titlu
Text copied to clipboard!Șef Secretariat
Descriere
Text copied to clipboard!
Căutăm un Șef Secretariat dedicat și organizat, care să conducă și să supravegheze activitatea zilnică a departamentului de secretariat. Persoana ideală va avea abilități excelente de comunicare, capacitate de coordonare a echipei și experiență în gestionarea documentelor și a proceselor administrative. Acest rol este esențial pentru buna funcționare a organizației, asigurând suport administrativ eficient și profesional pentru toate departamentele.
Responsabilitățile principale includ supervizarea personalului administrativ, organizarea și monitorizarea fluxului de documente, menținerea relației cu partenerii interni și externi, precum și asigurarea respectării procedurilor interne. De asemenea, Șeful Secretariatului va fi responsabil de planificarea și organizarea întâlnirilor, redactarea corespondenței oficiale și arhivarea documentelor în conformitate cu reglementările legale.
Candidatul ideal trebuie să aibă o atitudine proactivă, să fie capabil să gestioneze mai multe sarcini simultan și să aibă o atenție deosebită la detalii. Este importantă o bună cunoaștere a pachetului Microsoft Office, precum și experiență anterioară într-un rol similar. Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită este esențială.
În acest rol, veți colabora îndeaproape cu conducerea organizației, oferind suport administrativ și contribuind la eficientizarea proceselor interne. Veți avea ocazia să vă dezvoltați abilitățile de leadership și să contribuiți activ la succesul echipei și al companiei.
Dacă sunteți o persoană organizată, comunicativă și orientată spre rezultate, vă încurajăm să aplicați pentru această poziție. Oferim un mediu de lucru profesionist, oportunități de dezvoltare profesională și un pachet salarial competitiv.
Responsabilități
Text copied to clipboard!- Coordonarea activității zilnice a secretariatului
- Supervizarea și instruirea personalului administrativ
- Gestionarea corespondenței interne și externe
- Organizarea și arhivarea documentelor oficiale
- Planificarea și organizarea întâlnirilor și evenimentelor
- Asigurarea respectării procedurilor administrative
- Întocmirea rapoartelor și documentelor oficiale
- Menținerea relației cu partenerii și colaboratorii
- Monitorizarea fluxului de documente și informații
- Sprijinirea conducerii în activitățile administrative
Cerințe
Text copied to clipboard!- Studii superioare finalizate, preferabil în domeniul administrativ sau economic
- Experiență de minimum 3 ani într-un rol similar
- Abilități excelente de organizare și planificare
- Cunoștințe avansate de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- Capacitate de coordonare a unei echipe
- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală
- Atenție la detalii și rigurozitate
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termenele
- Cunoștințe de limba engleză constituie un avantaj
- Atitudine proactivă și orientare spre soluții
Întrebări posibile la interviu
Text copied to clipboard!- Ce experiență aveți în coordonarea unui departament administrativ?
- Cum gestionați situațiile de stres și termenele limită?
- Ce metode folosiți pentru a organiza eficient documentele?
- Cum vă asigurați că echipa respectă procedurile interne?
- Ce instrumente software utilizați frecvent în activitatea administrativă?
- Puteți oferi un exemplu de situație în care ați îmbunătățit un proces administrativ?
- Cum gestionați comunicarea cu partenerii externi?
- Ce considerați că este cel mai important aspect al unui secretariat eficient?
- Cum vă motivați echipa în perioadele aglomerate?
- Ce așteptări aveți de la acest rol?
