Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Enhetssekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och strukturerad Enhetssekreterare som vill vara en viktig del av vårt team inom offentlig sektor. Som Enhetssekreterare kommer du att arbeta nära enhetschefen och övriga medarbetare för att säkerställa att den dagliga verksamheten fungerar smidigt och effektivt. Du kommer att ha en central roll i att samordna administrativa uppgifter, hantera dokumentation och bidra till en god arbetsmiljö.
Arbetsuppgifterna är varierande och kräver god organisationsförmåga, flexibilitet och ett professionellt bemötande. Du kommer att ansvara för att boka möten, föra protokoll, hantera inkommande och utgående korrespondens samt uppdatera interna system och register. Du kommer även att vara en kontaktperson för både interna och externa parter, vilket ställer krav på god kommunikationsförmåga och servicekänsla.
Som Enhetssekreterare är du en nyckelperson i att stödja enhetschefen i det dagliga arbetet. Det kan innebära att förbereda underlag inför möten, följa upp ärenden och säkerställa att deadlines hålls. Du kommer också att delta i utvecklingsarbete och bidra till förbättringar av administrativa rutiner och processer.
Tjänsten passar dig som trivs med att arbeta i en dynamisk miljö där du får använda din administrativa kompetens och bidra till en välfungerande verksamhet. Du har ett öga för detaljer, är självgående och har lätt för att samarbeta med andra. Erfarenhet från offentlig sektor eller liknande administrativa roller är meriterande.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö med engagerade kollegor och möjlighet till kompetensutveckling. Du blir en del av en organisation som arbetar för samhällsnytta och där din insats gör skillnad varje dag.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Ge administrativt stöd till enhetschef och team
- Boka och samordna möten samt föra protokoll
- Hantera inkommande och utgående post och e-post
- Uppdatera och underhålla interna system och register
- Förbereda dokument och underlag inför möten
- Följa upp ärenden och säkerställa att deadlines hålls
- Vara kontaktperson för interna och externa parter
- Delta i utveckling av administrativa rutiner
- Stötta vid rekryterings- och introduktionsprocesser
- Organisera och arkivera dokumentation enligt gällande riktlinjer
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning, gärna med administrativ inriktning
- Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom offentlig sektor
- Goda kunskaper i svenska i tal och skrift
- God datorvana och erfarenhet av Officepaketet
- Förmåga att arbeta självständigt och ta eget ansvar
- Strukturerad och noggrann med god organisationsförmåga
- Serviceinriktad med god samarbetsförmåga
- Erfarenhet av att arbeta i olika IT-system är meriterande
- Diskret och professionell i hantering av känslig information
- Flexibel och lösningsorienterad i en föränderlig miljö
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Har du arbetat inom offentlig sektor tidigare?
- Hur hanterar du stressiga situationer och snabba förändringar?
- Vilka IT-system har du erfarenhet av att arbeta i?
- Hur säkerställer du att deadlines hålls i ditt arbete?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter när du har mycket att göra?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat en administrativ process?
- Hur arbetar du för att ge god service till kollegor och externa kontakter?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
