Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Specialist på dokumenthantering
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Dokumenthanteringsspecialist som vill vara med och säkerställa att vår organisations dokumentflöden är effektiva, säkra och följer gällande regelverk. Som Dokumenthanteringsspecialist kommer du att spela en nyckelroll i att strukturera, digitalisera och underhålla företagets dokument och informationshantering. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar för att förstå deras behov och utveckla processer som förbättrar tillgänglighet, säkerhet och efterlevnad. Rollen innebär ansvar för att implementera och underhålla dokumenthanteringssystem, utbilda personal i dokumentrutiner samt säkerställa att all dokumentation hanteras enligt lagar och interna riktlinjer. Du kommer även att arbeta med att identifiera förbättringsområden, föreslå nya lösningar och driva förändringsarbete inom dokumenthantering. Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och har ett stort intresse för informationshantering och digitalisering. Du har erfarenhet av att arbeta med dokumenthanteringssystem och har god förståelse för informationssäkerhet och dataskydd. Du är kommunikativ, serviceinriktad och trivs med att arbeta både självständigt och i team. Hos oss får du möjlighet att utvecklas i en organisation som satsar på digitalisering och effektivisering av arbetsprocesser. Om du vill vara med och skapa ordning och reda i en växande verksamhet, är detta rollen för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Implementera och underhålla dokumenthanteringssystem
- Digitalisera och strukturera dokumentflöden
- Säkerställa att dokumenthantering följer lagar och interna riktlinjer
- Utbilda personal i dokumenthanteringsrutiner
- Utföra regelbundna kvalitetskontroller av dokument
- Identifiera och driva förbättringsarbete inom dokumenthantering
- Samarbeta med olika avdelningar för att förstå dokumentationsbehov
- Hantera arkivering och gallring av dokument
- Skydda känslig information och säkerställa informationssäkerhet
- Rapportera och dokumentera avvikelser i dokumenthanteringen
Krav
Text copied to clipboard!- Eftergymnasial utbildning inom relevant område
- Erfarenhet av dokumenthantering och digitala system
- God förståelse för informationssäkerhet och dataskydd
- Strukturerad och noggrann arbetsstil
- God kommunikationsförmåga på svenska och engelska
- Förmåga att arbeta självständigt och i team
- Erfarenhet av förändringsarbete är meriterande
- Kunskap om gällande lagar och regler kring dokumenthantering
- Problemlösningsförmåga och analytiskt tänkande
- Serviceinriktad och pedagogisk
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthanteringssystem?
- Hur säkerställer du att dokumenthantering följer lagar och regler?
- Kan du ge exempel på förbättringsarbete du drivit inom dokumenthantering?
- Hur hanterar du känslig information?
- Vilka digitala verktyg har du arbetat med inom dokumenthantering?
- Hur utbildar du kollegor i nya rutiner?
- Hur prioriterar du mellan olika arbetsuppgifter?
- Vad motiverar dig i rollen som Dokumenthanteringsspecialist?
- Hur arbetar du för att förbättra informationssäkerheten?
- Hur hanterar du stressiga situationer med många parallella uppgifter?
