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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Dokumentencontroller, der für die effiziente Verwaltung, Organisation und Kontrolle aller relevanten Dokumente innerhalb unseres Unternehmens verantwortlich ist. In dieser Rolle stellen Sie sicher, dass alle Dokumente korrekt erfasst, archiviert und bei Bedarf schnell zugänglich sind. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um die Einhaltung von Dokumentationsstandards und gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten. Zudem sind Sie für die Aktualisierung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen zuständig und unterstützen bei Audits und Qualitätskontrollen. Ihre Arbeit trägt maßgeblich zur Optimierung der internen Prozesse und zur Sicherstellung der Compliance bei. Wenn Sie ein Auge für Details haben, strukturiert arbeiten und Erfahrung im Dokumentenmanagement mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Organisation von Unternehmensdokumenten
- Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsstandards
- Pflege und Aktualisierung von Dokumentenmanagementsystemen
- Unterstützung bei internen und externen Audits
- Koordination mit verschiedenen Abteilungen zur Dokumentenfreigabe
- Archivierung und Sicherstellung der Dokumentensicherheit
- Überwachung von Dokumentenflüssen und Fristen
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
- Erstellung von Berichten und Statistiken zum Dokumentenstatus
- Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Dokumentenmanagement oder in der Dokumentenverwaltung
- Kenntnisse in Dokumentenmanagementsoftware (z.B. SharePoint, DocuWare)
- Gute organisatorische Fähigkeiten und Genauigkeit
- Vertrautheit mit Datenschutz- und Compliance-Richtlinien
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundkenntnisse in MS Office-Anwendungen
- Flexibilität und Belastbarkeit
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Dokumentenmanagement?
- Mit welchen Dokumentenmanagementsystemen sind Sie vertraut?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Dokumenten um?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen Dokumentationsprozess verbessert haben.
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um Fristen einzuhalten?
- Wie schulen Sie Kollegen im Umgang mit Dokumenten?
- Welche Herausforderungen sehen Sie in der Dokumentenverwaltung?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Compliance sicher?
- Wie gehen Sie mit Fehlern in Dokumenten um?
- Wie bleiben Sie bei neuen Vorschriften und Standards auf dem Laufenden?
