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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Empfangsleiter, der für die Leitung und Organisation des Empfangsbereichs verantwortlich ist. In dieser Schlüsselposition sind Sie das erste Gesicht unseres Unternehmens und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller Empfangsprozesse. Sie koordinieren das Empfangsteam, stellen einen exzellenten Kundenservice sicher und fungieren als zentrale Anlaufstelle für Besucher, Kunden und interne Mitarbeiter. Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation des Empfangsbereichs, die Bearbeitung von Anfragen, die Verwaltung von Terminen sowie die Überwachung der Einhaltung von Unternehmensstandards. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um einen effizienten Informationsfluss zu gewährleisten und tragen maßgeblich zur positiven Außendarstellung des Unternehmens bei. Als Empfangsleiter sind Sie für die Einarbeitung und Schulung neuer Empfangsmitarbeiter verantwortlich, erstellen Dienstpläne und sorgen für eine kontinuierliche Verbesserung der Abläufe. Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick, handeln lösungsorientiert und verfügen über ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit. Neben der Betreuung von Gästen und Kunden übernehmen Sie auch administrative Aufgaben wie die Bearbeitung der Post, das Management von Konferenzräumen und die Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen. Sie sind ein Organisationstalent, das Diskretion und Professionalität mitbringt und Freude am Umgang mit Menschen hat. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Empfangsbereich, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen. Wenn Sie eine verantwortungsvolle Position mit vielfältigen Aufgaben suchen und gerne im Team arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Leitung und Organisation des Empfangsteams
- Sicherstellung eines professionellen und freundlichen Empfangs
- Bearbeitung von Besucheranfragen und Telefonaten
- Koordination von Terminen und Besprechungsräumen
- Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter
- Überwachung der Einhaltung von Unternehmensstandards
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
- Laufende Optimierung der Empfangsprozesse
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Empfangsbereich oder in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Belastbarkeit und Flexibilität
- Kundenorientiertes Denken und Handeln
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Leitung eines Empfangsteams?
- Wie gehen Sie mit schwierigen Kunden um?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie zur Optimierung von Empfangsprozessen?
- Wie organisieren Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?
- Wie stellen Sie einen reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich sicher?
- Welche Software-Anwendungen nutzen Sie im Arbeitsalltag?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
- Welche Bedeutung hat Diskretion für Sie in dieser Position?
- Wie koordinieren Sie Termine und Besprechungsräume?
- Warum möchten Sie als Empfangsleiter arbeiten?
