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Titel
Text copied to clipboard!Persönlicher Assistent
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und zuverlässigen Persönlichen Assistenten, der unsere Führungskräfte bei der täglichen Organisation und Verwaltung unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich, die von der Terminplanung über die Reiseorganisation bis hin zur Kommunikation mit internen und externen Partnern reichen. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass der Arbeitsalltag unserer Führungskräfte reibungslos verläuft und sie sich auf ihre strategischen Aufgaben konzentrieren können.
Als Persönlicher Assistent sind Sie die rechte Hand der Geschäftsleitung und übernehmen eine Schlüsselrolle im Unternehmen. Sie koordinieren Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokolle und behalten wichtige Fristen im Blick. Diskretion, Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigenverantwortung sind in dieser Position unerlässlich.
Darüber hinaus fungieren Sie als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und anderen Abteilungen sowie externen Partnern. Sie kommunizieren professionell, behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und handeln stets im Sinne des Unternehmens. Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, ist entscheidend für den Erfolg in dieser Position.
Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten voll entfalten können. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen und erhalten Einblicke in strategische Entscheidungsprozesse. Wenn Sie eine proaktive Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Professionalität und Diskretion sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
- Reiseplanung und -buchung für Führungskräfte
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Verwaltung vertraulicher Informationen
- Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz
- Protokollführung bei Besprechungen
- Unterstützung bei der Projektkoordination
- Erstellung und Pflege von Dokumenten und Datenbanken
- Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung als Assistent/in auf Führungsebene
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Professionelles Auftreten und gepflegtes Erscheinungsbild
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Assistenz auf Führungsebene?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag bei mehreren parallelen Aufgaben?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Tools nutzen Sie zur Termin- und Aufgabenverwaltung?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen im Zeitplan?
- Welche Sprachen sprechen Sie fließend?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
- Was motiviert Sie in der Rolle als Persönlicher Assistent?
- Wie stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten werden?
