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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Sitzungsleiter, der für die Planung, Koordination und Durchführung von Sitzungen innerhalb unserer Organisation verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Ansprechperson für alle Belange rund um die Sitzungsorganisation – von der Terminfindung über die Agendaerstellung bis hin zur Protokollführung und Nachbereitung.
Als Sitzungsleiter arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen und Führungskräften zusammen, um sicherzustellen, dass alle Sitzungen effizient, zielgerichtet und produktiv ablaufen. Sie tragen dazu bei, dass Entscheidungen dokumentiert, Aufgaben verteilt und Fortschritte nachverfolgt werden. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Kommunikationsstärke sind entscheidend für den Erfolg dieser Position.
Zu Ihren Aufgaben gehört es, geeignete Termine zu koordinieren, Teilnehmer einzuladen, Räume oder virtuelle Plattformen zu reservieren und sicherzustellen, dass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Während der Sitzungen übernehmen Sie die Moderation oder unterstützen den Vorsitzenden, achten auf die Einhaltung der Zeitvorgaben und dokumentieren die Ergebnisse. Nach der Sitzung sind Sie für die Erstellung und Verteilung des Protokolls sowie für die Nachverfolgung offener Punkte verantwortlich.
Ein erfolgreicher Sitzungsleiter verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Diskretion und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Sie sollten in der Lage sein, mit unterschiedlichen Persönlichkeiten professionell zu kommunizieren und Konflikte diplomatisch zu lösen. Erfahrung im Projektmanagement oder in der Assistenz auf Führungsebene ist von Vorteil.
Wenn Sie gerne strukturieren, planen und kommunizieren und einen wichtigen Beitrag zur Effizienz unserer Organisation leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Planung und Koordination von Sitzungen
- Erstellung und Verteilung von Tagesordnungen
- Einladung und Kommunikation mit Teilnehmern
- Organisation von Räumen oder virtuellen Plattformen
- Moderation oder Unterstützung bei der Sitzungsleitung
- Protokollführung und Dokumentation von Entscheidungen
- Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
- Sicherstellung der technischen Voraussetzungen
- Zeitmanagement während der Sitzungen
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Organisation von Meetings oder Veranstaltungen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und Videokonferenztools
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung im Projektmanagement von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Organisation von Sitzungen?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen im Zeitplan um?
- Welche Tools nutzen Sie zur Sitzungsplanung?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet sind?
- Wie dokumentieren Sie Entscheidungen und Aufgaben?
- Wie gehen Sie mit Konflikten während einer Sitzung um?
- Haben Sie Erfahrung mit virtuellen Meetings?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben bei mehreren parallelen Sitzungen?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Zeitvorgaben sicher?
- Was motiviert Sie an der Rolle des Sitzungsleiters?
