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Titel
Text copied to clipboard!Meeting-Koordinator
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Meeting-Koordinator, der für die Planung, Organisation und Durchführung von Geschäftstreffen verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie das Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern, um sicherzustellen, dass alle Meetings reibungslos ablaufen und die gesetzten Ziele erreicht werden. Sie koordinieren Termine, bereiten Meeting-Räume vor, verwalten Einladungen und unterstützen bei der Erstellung von Tagesordnungen und Protokollen. Zudem sind Sie für die technische Ausstattung und die Bereitstellung von Materialien zuständig, um eine produktive Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Ein erfolgreicher Meeting-Koordinator zeichnet sich durch ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit aus. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass Meetings effizient gestaltet werden und die Zusammenarbeit im Unternehmen gefördert wird. Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten und Freude an der Koordination von Veranstaltungen haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- Koordination von Terminen zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern
- Vorbereitung von Meeting-Räumen und technischer Ausstattung
- Erstellung und Verteilung von Einladungen und Tagesordnungen
- Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben
- Kommunikation mit Teilnehmern zur Sicherstellung der Anwesenheit
- Verwaltung von Ressourcen und Materialien für Meetings
- Unterstützung bei der Budgetplanung für Veranstaltungen
- Optimierung von Meeting-Prozessen und Abläufen
- Pflege von Datenbanken und Teilnehmerlisten
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Organisation von Meetings oder Veranstaltungen
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und idealerweise Englisch
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängiger Meeting-Technik
- Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Problemlösungsfähigkeiten und Stressresistenz
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie organisieren Sie ein Meeting mit mehreren Teilnehmern aus verschiedenen Abteilungen?
- Welche Tools nutzen Sie zur Terminplanung und -koordination?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen in der Meetingplanung um?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein schwieriges Meeting erfolgreich koordiniert haben.
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet sind?
- Wie dokumentieren Sie die Ergebnisse eines Meetings?
- Welche Erfahrungen haben Sie mit virtuellen Meetings und deren Technik?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben bei mehreren gleichzeitig geplanten Meetings?
