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Titel
Text copied to clipboard!Spezialist für Dokumentenmanagement
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Spezialisten für Dokumentenmanagement, der unser Team bei der Verwaltung, Organisation und Optimierung von Dokumentenprozessen unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Implementierung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die kontinuierliche Verbesserung der Dokumentenabläufe. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um die Anforderungen an die Dokumentation zu analysieren und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Zu Ihren Aufgaben gehört die Digitalisierung von Papierdokumenten, die Verwaltung elektronischer Archive und die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit dem DMS. Sie sind Ansprechpartner für Fragen rund um Dokumentensicherheit, Datenschutz und Compliance. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Entwicklung von Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und tragen zur Effizienzsteigerung im Unternehmen bei. Sie bringen ein ausgeprägtes technisches Verständnis mit und sind in der Lage, komplexe Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung mit gängigen DMS-Softwarelösungen und kennen sich mit rechtlichen Anforderungen im Bereich Dokumentenmanagement aus. Ihre strukturierte Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und Ihr Organisationstalent machen Sie zu einem wertvollen Mitglied unseres Teams. Wenn Sie Freude an der Arbeit mit digitalen Lösungen haben und einen Beitrag zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung in unserem Unternehmen leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Implementierung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen
- Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Entwicklung und Optimierung von Dokumentenprozessen
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit dem DMS
- Ansprechpartner für Dokumentensicherheit und Datenschutz
- Analyse und Verbesserung bestehender Workflows
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen
- Erstellung von Berichten und Auswertungen
- Unterstützung bei der Auswahl neuer Softwarelösungen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossenes Studium im Bereich Informatik, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbar
- Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
- Kenntnisse in Datenschutz und Compliance
- Analytisches Denkvermögen und strukturierte Arbeitsweise
- Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Technisches Verständnis und IT-Affinität
- Erfahrung in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse in relevanten gesetzlichen Vorschriften
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie mit Dokumentenmanagementsystemen?
- Wie gehen Sie mit sensiblen und vertraulichen Dokumenten um?
- Welche Methoden nutzen Sie zur Prozessoptimierung?
- Wie stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher?
- Haben Sie Erfahrung in der Schulung von Mitarbeitern?
- Wie bleiben Sie über neue Entwicklungen im Dokumentenmanagement informiert?
- Welche Softwarelösungen haben Sie bereits eingesetzt?
- Wie gehen Sie mit Widerständen gegenüber neuen Prozessen um?
- Können Sie ein Beispiel für eine erfolgreiche Prozessoptimierung nennen?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit bei mehreren parallelen Projekten?
