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Titel
Text copied to clipboard!Verwaltungssekretär
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Verwaltungssekretär, der unser Team bei der effizienten Organisation und Verwaltung von Büroabläufen unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Korrespondenz sowie die Unterstützung der Geschäftsführung und anderer Abteilungen. Sie tragen dazu bei, dass der Büroalltag reibungslos verläuft, indem Sie administrative Aufgaben übernehmen, Dokumente verwalten und als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen fungieren. Ihre Kommunikationsfähigkeiten und Ihr Organisationstalent sind entscheidend, um eine professionelle und effiziente Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Zudem arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um Informationen auszutauschen und Projekte zu unterstützen. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise besitzen, gerne im Team arbeiten und Verantwortung übernehmen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung als Verwaltungssekretär.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
- Bearbeitung und Verwaltung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
- Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten und Berichten
- Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben
- Telefonische und persönliche Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen
- Koordination von Reise- und Veranstaltungsplanungen
- Überwachung von Fristen und Terminen
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Unterstützung von Projekten
- Verwaltung von Bürobedarf und -ausstattung
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Bereich Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
- Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil
- Erfahrung mit digitalen Büro- und Verwaltungssystemen
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Büroorganisation?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen im Büro um?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie sicher?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Können Sie Beispiele für Ihre Teamarbeit nennen?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen im Terminplan?
- Welche Kenntnisse haben Sie im Umgang mit Kunden?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben?
- Warum möchten Sie als Verwaltungssekretär arbeiten?
