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Título
Text copied to clipboard!Asistente de Control de Documentos
Descripción
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Estamos buscando un Asistente de Control de Documentos dedicado y organizado para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal será responsable de gestionar, organizar y mantener los documentos y registros de la empresa de manera eficiente y precisa. Esta posición es crucial para asegurar que toda la documentación esté actualizada, accesible y cumpla con los estándares de calidad y normativas internas y externas. El Asistente de Control de Documentos trabajará en estrecha colaboración con diferentes departamentos para facilitar el flujo de información y apoyar en auditorías y revisiones. Se requiere atención al detalle, habilidades organizativas y capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente. Además, el candidato debe ser capaz de utilizar sistemas de gestión documental y herramientas informáticas para optimizar los procesos de archivo y recuperación de información. La posición ofrece una oportunidad para contribuir al buen funcionamiento administrativo y al cumplimiento normativo de la organización, siendo un pilar fundamental en la gestión documental y el soporte administrativo.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar y organizar documentos físicos y digitales.
- Mantener actualizados los registros y bases de datos documentales.
- Asegurar el cumplimiento de políticas y procedimientos de gestión documental.
- Preparar y archivar documentos para auditorías y revisiones.
- Coordinar con diferentes departamentos para la correcta circulación de documentos.
- Digitalizar documentos y mantener sistemas electrónicos de archivo.
- Controlar el acceso y la confidencialidad de la información.
- Realizar copias y distribuciones de documentos según sea necesario.
- Actualizar y mantener inventarios de documentos.
- Apoyar en la elaboración de informes relacionados con la documentación.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en gestión documental o roles administrativos similares.
- Conocimiento de sistemas de gestión documental y herramientas informáticas.
- Habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para manejar información confidencial con discreción.
- Buen nivel de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
- Conocimiento básico de normativas y estándares de calidad documental.
- Manejo de software de oficina como Microsoft Office o similares.
- Capacidad para priorizar tareas y cumplir con plazos establecidos.
- Educación mínima de bachillerato o equivalente.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuál es su experiencia en gestión documental?
- ¿Qué sistemas de gestión documental ha utilizado?
- ¿Cómo maneja la información confidencial?
- ¿Puede describir un reto que haya enfrentado en la organización de documentos?
- ¿Cómo prioriza sus tareas cuando tiene múltiples responsabilidades?
- ¿Está familiarizado con normativas de calidad documental?
- ¿Qué herramientas informáticas domina?
- ¿Cómo asegura la precisión y actualización de los documentos?
