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Título
Text copied to clipboard!Coordinador de Registros
Descripción
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Estamos buscando un Coordinador de Registros altamente organizado y detallista para unirse a nuestro equipo. Esta posición es fundamental para garantizar la integridad, confidencialidad y accesibilidad de los registros institucionales, ya sean físicos o digitales. El Coordinador de Registros será responsable de implementar políticas de gestión documental, coordinar el archivo y recuperación de información, y asegurar el cumplimiento de normativas legales y organizacionales relacionadas con la documentación.
El candidato ideal tendrá experiencia previa en gestión de archivos, conocimientos en sistemas de gestión documental y habilidades excepcionales de organización. Además, deberá ser capaz de trabajar de manera independiente, manejar múltiples tareas simultáneamente y colaborar con diferentes departamentos para asegurar una gestión eficiente de los registros.
Entre sus funciones principales se encuentran la clasificación, codificación, almacenamiento y disposición final de documentos, así como la capacitación del personal en buenas prácticas de archivo. También será responsable de realizar auditorías periódicas de los registros, mantener actualizados los sistemas de seguimiento y garantizar la seguridad de la información almacenada.
El Coordinador de Registros jugará un papel clave en la transición hacia entornos digitales, participando en la digitalización de documentos y en la implementación de tecnologías que faciliten el acceso y la conservación de la información. Se espera que mantenga una actitud proactiva en la mejora continua de los procesos de gestión documental y que se mantenga actualizado sobre las mejores prácticas y normativas vigentes.
Esta posición requiere un alto nivel de confidencialidad, atención al detalle y compromiso con la calidad. Si eres una persona meticulosa, con pasión por la organización y el cumplimiento normativo, esta es una excelente oportunidad para ti.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar y mantener los sistemas de archivo físico y digital.
- Clasificar, codificar y archivar documentos de manera eficiente.
- Asegurar el cumplimiento de normativas legales y políticas internas.
- Coordinar la digitalización de documentos y su almacenamiento seguro.
- Capacitar al personal en procedimientos de gestión documental.
- Realizar auditorías periódicas de los registros existentes.
- Actualizar y mantener bases de datos de registros.
- Colaborar con otros departamentos para facilitar el acceso a la información.
- Desarrollar e implementar políticas de retención y disposición de documentos.
- Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información archivada.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en Archivística, Administración o carrera afín.
- Experiencia mínima de 2 años en gestión documental.
- Conocimiento de normativas legales sobre archivos y protección de datos.
- Manejo de sistemas de gestión documental y herramientas ofimáticas.
- Habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma y en equipo.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Actitud proactiva y orientada a la mejora continua.
- Conocimiento en procesos de digitalización de documentos.
- Disponibilidad para realizar auditorías internas periódicas.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Tiene experiencia previa en gestión de archivos físicos y digitales?
- ¿Qué herramientas de gestión documental ha utilizado anteriormente?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de los documentos sensibles?
- ¿Ha implementado políticas de retención documental en trabajos anteriores?
- ¿Está familiarizado con normativas de protección de datos?
- ¿Cómo maneja situaciones de alta carga documental?
- ¿Ha capacitado a otros empleados en gestión de archivos?
- ¿Qué estrategias utiliza para mantener la organización de los registros?
- ¿Tiene experiencia en auditorías documentales?
- ¿Está dispuesto a liderar procesos de digitalización?
