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Título
Text copied to clipboard!Coordinador de Reuniones
Descripción
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Estamos buscando un Coordinador de Reuniones dedicado y organizado para gestionar y facilitar la planificación y ejecución de reuniones dentro de nuestra organización. El candidato ideal será responsable de coordinar agendas, reservar espacios, preparar materiales y asegurar que todas las reuniones se desarrollen sin contratiempos, optimizando el tiempo y recursos de los participantes. Además, deberá mantener una comunicación efectiva con los asistentes y proporcionar soporte logístico antes, durante y después de cada reunión. Este rol es fundamental para garantizar que las reuniones contribuyan al logro de los objetivos empresariales y fomenten una colaboración efectiva entre los equipos. Se valorará experiencia previa en gestión administrativa, habilidades de comunicación y dominio de herramientas digitales para la organización de eventos y reuniones.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Planificar y coordinar agendas de reuniones.
- Reservar salas y recursos necesarios para las reuniones.
- Preparar y distribuir materiales y documentos previos a las reuniones.
- Gestionar invitaciones y confirmaciones de asistencia.
- Asegurar el correcto funcionamiento de equipos audiovisuales y tecnológicos.
- Tomar notas y elaborar actas de las reuniones.
- Coordinar con diferentes departamentos para facilitar la logística.
- Gestionar cambios y reprogramaciones de reuniones.
- Mantener registros organizados de todas las reuniones realizadas.
- Proporcionar soporte administrativo relacionado con eventos y reuniones.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en coordinación o administración.
- Habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Comunicación efectiva y habilidades interpersonales.
- Dominio de herramientas digitales como calendarios y software de videoconferencia.
- Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
- Atención al detalle y proactividad.
- Conocimiento básico de técnicas de toma de notas y elaboración de actas.
- Flexibilidad para adaptarse a cambios de última hora.
- Capacidad para trabajar en equipo.
- Discreción y manejo confidencial de la información.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuál es su experiencia previa en coordinación de reuniones?
- ¿Qué herramientas digitales utiliza para organizar y gestionar reuniones?
- ¿Cómo maneja situaciones en las que una reunión debe ser reprogramada con poco aviso?
- ¿Puede describir cómo prepara y distribuye los materiales para una reunión?
- ¿Cómo asegura que todos los participantes estén informados y preparados para la reunión?
- ¿Qué estrategias utiliza para tomar notas efectivas durante una reunión?
- ¿Cómo maneja la coordinación con múltiples departamentos o equipos?
- ¿Qué importancia le da a la puntualidad y cumplimiento de horarios en las reuniones?
- ¿Ha tenido que gestionar reuniones virtuales? ¿Qué desafíos ha enfrentado?
- ¿Cómo maneja la confidencialidad de la información discutida en las reuniones?
