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Título
Text copied to clipboard!Secretario/a de Unidad
Descripción
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Estamos buscando un/a Secretario/a de Unidad altamente organizado/a y proactivo/a para unirse a nuestro equipo. Esta posición es clave para garantizar el funcionamiento eficiente de una unidad específica dentro de la organización, proporcionando apoyo administrativo, coordinación de actividades y facilitando la comunicación entre los diferentes departamentos. El/la candidato/a ideal debe tener habilidades excepcionales de organización, comunicación y manejo del tiempo, así como experiencia previa en funciones administrativas.
El/la Secretario/a de Unidad será responsable de gestionar agendas, coordinar reuniones, preparar informes, mantener registros actualizados y asistir en la elaboración de documentos oficiales. Además, deberá actuar como punto de contacto entre la unidad y otras áreas de la organización, asegurando que la información fluya de manera clara y oportuna.
Este rol requiere una persona con gran atención al detalle, discreción en el manejo de información confidencial y capacidad para trabajar bajo presión. Se valorará el conocimiento de herramientas ofimáticas, sistemas de gestión documental y experiencia previa en entornos institucionales o corporativos.
Entre las tareas específicas se incluyen la redacción de actas, seguimiento de compromisos, gestión de correspondencia, apoyo en la organización de eventos internos y externos, y colaboración en la elaboración de presupuestos y reportes financieros básicos. También se espera que el/la Secretario/a de Unidad contribuya a la mejora continua de los procesos administrativos y proponga soluciones para optimizar el trabajo diario.
Esta es una excelente oportunidad para profesionales con vocación de servicio, habilidades interpersonales sólidas y deseo de contribuir al éxito de una unidad organizativa. Si te apasiona el trabajo administrativo y deseas formar parte de un equipo dinámico, te invitamos a postularte.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar la agenda y coordinar reuniones del equipo de la unidad
- Redactar y archivar actas, informes y documentos oficiales
- Atender llamadas, correos y correspondencia interna y externa
- Organizar eventos, talleres y actividades de la unidad
- Mantener actualizados los registros y bases de datos
- Apoyar en la elaboración de presupuestos y reportes financieros
- Coordinar con otras áreas para el cumplimiento de tareas conjuntas
- Supervisar el uso adecuado de materiales y recursos de oficina
- Asegurar la confidencialidad de la información manejada
- Proponer mejoras en los procesos administrativos
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título técnico o universitario en administración, secretariado o afines
- Experiencia mínima de 2 años en funciones similares
- Dominio de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint)
- Habilidades de comunicación oral y escrita
- Capacidad de organización y gestión del tiempo
- Discreción y manejo de información confidencial
- Proactividad y orientación al detalle
- Capacidad para trabajar bajo presión
- Conocimiento de sistemas de gestión documental (deseable)
- Actitud colaborativa y disposición para el trabajo en equipo
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuántos años de experiencia tiene en funciones administrativas?
- ¿Qué herramientas ofimáticas domina y con qué nivel?
- ¿Ha trabajado anteriormente en una unidad organizativa o institucional?
- ¿Cómo maneja situaciones de alta presión o múltiples tareas simultáneas?
- ¿Está familiarizado/a con la redacción de actas y documentos oficiales?
- ¿Qué estrategias utiliza para mantener la organización y el orden?
- ¿Tiene experiencia en la coordinación de eventos o reuniones?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de la información que maneja?
- ¿Está dispuesto/a a proponer mejoras en los procesos administrativos?
- ¿Cuál considera que es su mayor fortaleza como secretario/a?
