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Titre
Text copied to clipboard!Secrétaire de bureau
Description
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Nous recherchons un(e) secrétaire de bureau motivé(e) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant que secrétaire de bureau, vous serez responsable de la gestion quotidienne des tâches administratives, de l’accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques et de la coordination des activités internes. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau en assurant la fluidité des communications et en soutenant l’ensemble du personnel. Vos missions incluront la préparation et la gestion des documents administratifs, la planification des réunions, la gestion des agendas, ainsi que la tenue à jour des dossiers et des archives. Vous serez également amené(e) à traiter le courrier entrant et sortant, à organiser les déplacements professionnels et à assurer la commande des fournitures de bureau. Le poste requiert une grande discrétion, un excellent sens de l’organisation et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Vous devrez faire preuve d’initiative, de rigueur et d’une grande aisance relationnelle pour interagir avec les différents interlocuteurs internes et externes. Une bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique est indispensable. Le ou la candidat(e) idéal(e) possède une expérience préalable dans un poste similaire, une excellente communication écrite et orale, ainsi qu’une capacité à travailler aussi bien en autonomie qu’en équipe. Ce poste offre une opportunité d’évolution au sein de l’entreprise et la possibilité de développer vos compétences administratives dans un environnement professionnel stimulant. Si vous êtes motivé(e) par le travail administratif, que vous aimez relever des défis et que vous souhaitez contribuer activement à la réussite de notre organisation, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et clients
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
- Préparer, classer et archiver les documents administratifs
- Tenir à jour les dossiers et bases de données
- Commander et gérer les fournitures de bureau
- Rédiger des comptes rendus et des notes internes
- Assister la direction et les équipes dans leurs tâches administratives
- Organiser les déplacements professionnels
- Veiller à la confidentialité des informations traitées
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en secrétariat ou formation équivalente
- Expérience préalable dans un poste similaire
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique
- Excellentes compétences organisationnelles
- Bonne communication écrite et orale
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Esprit d’initiative et autonomie
- Aisance relationnelle
- Rigueur et sens du détail
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en tant que secrétaire de bureau ?
- Quels outils bureautiques maîtrisez-vous ?
- Comment gérez-vous les situations d’urgence ou de stress ?
- Avez-vous déjà organisé des réunions ou des déplacements professionnels ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des informations ?
- Êtes-vous à l’aise avec la gestion de plusieurs tâches en même temps ?
- Quelles sont vos attentes en termes d’évolution professionnelle ?
- Êtes-vous disponible immédiatement ?
- Avez-vous déjà travaillé dans un environnement similaire ?
- Quelles langues parlez-vous couramment ?
