Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Directie Administratief Assistent
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Directie Administratief Assistent die een sleutelrol zal spelen in het ondersteunen van onze directieleden bij hun dagelijkse werkzaamheden. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van agenda’s, het voorbereiden van vergaderingen, het afhandelen van correspondentie en het coördineren van interne en externe communicatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt binnen de directiekamer.
Als Directie Administratief Assistent werk je nauw samen met het managementteam en andere afdelingen binnen de organisatie. Je bent proactief, discreet en hebt een uitstekend organisatorisch vermogen. Je weet prioriteiten te stellen en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Daarnaast ben je in staat om zelfstandig te werken en beslissingen te nemen binnen jouw verantwoordelijkheidsgebied.
Je takenpakket is divers en uitdagend. Je beheert complexe agenda’s, plant reizen en accommodaties, organiseert evenementen en vergaderingen, en zorgt voor een correcte verslaglegging. Je ondersteunt bij het opstellen van rapportages, presentaties en beleidsdocumenten. Ook ben je verantwoordelijk voor het archiveren van documenten en het bijhouden van administratieve systemen.
Wij zoeken iemand met uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en bij voorkeur ook in het Engels. Je hebt ervaring met Microsoft Office en andere relevante softwaretoepassingen. Je bent stressbestendig, flexibel en hebt oog voor detail.
Deze functie biedt een unieke kans om te werken in een dynamische en professionele omgeving waar jouw bijdrage direct impact heeft op het succes van de organisatie. Als jij een proactieve en betrouwbare professional bent die graag een ondersteunende rol vervult op hoog niveau, dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren van complexe agenda’s van directieleden
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen
- Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie
- Organiseren van reizen, accommodaties en evenementen
- Ondersteunen bij het opstellen van rapportages en presentaties
- Coördineren van interne en externe communicatie
- Archiveren en beheren van vertrouwelijke documenten
- Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders
- Zorgdragen voor een efficiënte kantoororganisatie
- Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal MBO-4 of HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Discreet en betrouwbaar in omgang met vertrouwelijke informatie
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
- Flexibel en stressbestendig
- Goede communicatieve vaardigheden
- Ervaring met agendabeheer en reisplanning
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Hoeveel jaar ervaring heeft u als directieassistent?
- Kunt u een voorbeeld geven van een complex agendabeheer dat u heeft uitgevoerd?
- Hoe gaat u om met vertrouwelijke informatie?
- Welke softwareprogramma’s beheerst u goed?
- Wat is uw aanpak bij het organiseren van een directievergadering?
- Hoe prioriteert u taken bij drukte?
- Wat motiveert u in een ondersteunende rol?
- Hoe gaat u om met last-minute wijzigingen in de planning?
- Heeft u ervaring met het opstellen van rapportages of presentaties?
- Wat zijn uw sterke punten als administratief assistent?
