Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Documentbeheerassistent
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Documentbeheerassistent die verantwoordelijk is voor het efficiënt organiseren, beheren en archiveren van documenten binnen onze organisatie. De ideale kandidaat heeft oog voor detail, is georganiseerd en kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie. In deze rol ondersteun je verschillende afdelingen door ervoor te zorgen dat alle documenten correct worden opgeslagen, gemakkelijk terug te vinden zijn en voldoen aan de geldende regelgeving en interne richtlijnen. Je werkt nauw samen met teamleden om documentstromen te optimaliseren en draagt bij aan het verbeteren van administratieve processen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van digitale en fysieke archieven en het ondersteunen bij audits en kwaliteitscontroles. Een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden zijn essentieel om succesvol te zijn in deze functie. Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin je de kans krijgt om je vaardigheden verder te ontwikkelen en een belangrijke bijdrage te leveren aan het beheer van onze organisatie.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Documenten ontvangen, controleren en registreren
- Archiveren van fysieke en digitale documenten
- Ondersteunen bij het opstellen van rapportages
- Zorgen voor naleving van documentbeheerprocedures
- Samenwerken met verschillende afdelingen voor documentstromen
- Beheren van toegang tot vertrouwelijke documenten
- Ondersteunen bij interne en externe audits
- Up-to-date houden van documentatie en archieven
- Signaleren van verbeterpunten in documentprocessen
- Verzorgen van correspondentie en communicatie met betrokken partijen
Vereisten
Text copied to clipboard!- MBO werk- en denkniveau
- Ervaring met documentbeheer of administratieve functies
- Goede beheersing van Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling
- Kennis van digitale archiveringssystemen is een pré
- Nauwkeurig en georganiseerd kunnen werken
- Vertrouwelijk omgaan met informatie
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
- Goede communicatieve vaardigheden
- Basiskennis van relevante wet- en regelgeving
- Teamspeler met een flexibele instelling
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heeft u met documentbeheer?
- Hoe gaat u om met vertrouwelijke informatie?
- Welke softwareprogramma's gebruikt u voor archivering?
- Kunt u een voorbeeld geven van een verbeteringsvoorstel dat u heeft gedaan?
- Hoe organiseert u uw werk om deadlines te halen?
- Bent u bekend met wet- en regelgeving rondom documentbeheer?
- Hoe gaat u om met stressvolle situaties?
- Wat vindt u belangrijk in samenwerking met collega's?
