Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentasjonsadministrator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og detaljorientert Dokumentasjonsadministrator som kan sikre effektiv håndtering, vedlikehold og kontroll av dokumentasjon på tvers av organisasjonen. I denne rollen vil du ha ansvar for å administrere dokumentflyt, etablere og følge opp rutiner for arkivering, versjonskontroll og tilgangsstyring, samt bidra til at dokumentasjon er korrekt, oppdatert og lett tilgjengelig for relevante interessenter. Stillingen passer for deg som trives med orden, systemer og prosesser, og som forstår hvor viktig presis dokumentasjon er for kvalitet, etterlevelse og effektiv drift.
Som Dokumentasjonsadministrator vil du samarbeide tett med flere avdelinger, inkludert administrasjon, kvalitet, prosjektledelse, HR, innkjøp og ledelse. Du vil fungere som et sentralt kontaktpunkt for spørsmål knyttet til dokumenthåndtering og bidra til å utvikle gode arbeidsmetoder for opprettelse, godkjenning, lagring og distribusjon av dokumenter. Du vil også kunne delta i forbedringsarbeid knyttet til digitale dokumentstyringssystemer og bidra til opplæring av ansatte i gjeldende rutiner og verktøy.
En viktig del av rollen er å sikre at virksomhetens dokumentasjon følger interne retningslinjer og eksterne krav. Dette kan omfatte prosedyrer, retningslinjer, kontrakter, rapporter, tekniske beskrivelser, møtereferater, kvalitetshåndbøker og annen forretningskritisk informasjon. Du må derfor være komfortabel med å arbeide nøyaktig, håndtere konfidensiell informasjon og følge etablerte standarder. Erfaring med dokumentkontroll, arkivarbeid eller administrative støttefunksjoner vil være en fordel.
Vi ser etter en person som kombinerer høy grad av nøyaktighet med gode samarbeidsevner. Du bør være proaktiv, serviceinnstilt og i stand til å prioritere oppgaver i en hverdag med flere parallelle prosesser. Gode digitale ferdigheter er viktige, og det er en fordel om du har erfaring med dokumenthåndteringssystemer, ERP-løsninger eller andre administrative verktøy. Du må også kunne kommunisere tydelig, både skriftlig og muntlig, og bidra til at dokumentasjonsarbeidet støtter virksomhetens mål og krav til kvalitet.
Hos oss vil du få en sentral rolle i å skape struktur og forutsigbarhet i informasjonsforvaltningen. Du vil bli en del av et profesjonelt miljø der kvalitet, samarbeid og kontinuerlig forbedring står i fokus. Dette er en spennende mulighet for deg som ønsker å bidra til bedre kontroll, mer effektive arbeidsprosesser og høyere kvalitet i organisasjonens dokumentasjon. Dersom du motiveres av å skape orden, sikre etterlevelse og støtte kolleger med pålitelig dokumentstyring, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere opprettelse, registrering, lagring og arkivering av dokumenter
- Sikre korrekt versjonskontroll og oppdatering av styrende dokumentasjon
- Følge opp godkjenningsprosesser for prosedyrer, rapporter og interne dokumenter
- Vedlikeholde dokumentstyringssystemer og sikre riktig tilgangsstyring
- Støtte ansatte med veiledning i dokumentrutiner, maler og systembruk
- Kontrollere at dokumentasjon oppfyller interne krav og eksterne standarder
- Koordinere dokumentflyt mellom avdelinger og prosjekter
- Bidra til forbedring av rutiner for dokumenthåndtering og informasjonsforvaltning
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra administrativt arbeid, dokumentkontroll eller arkivfunksjon
- God forståelse for dokumentstyring, struktur og versjonskontroll
- Svært gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk
- Gode digitale ferdigheter og erfaring med relevante IT-systemer
- Evne til å arbeide nøyaktig, selvstendig og systematisk
- Forståelse for konfidensialitet og sikker håndtering av informasjon
- Erfaring med kvalitetssystemer eller interne prosedyrer er en fordel
- Relevant utdanning innen administrasjon, arkiv eller lignende er ønskelig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumentstyring eller arkivarbeid?
- Hvilke systemer har du brukt for dokumenthåndtering tidligere?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i arbeid med store dokumentmengder?
- Har du erfaring med versjonskontroll og godkjenningsprosesser?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon i det daglige arbeidet?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når flere frister sammenfaller?
- Hva motiverer deg til å jobbe med dokumentasjon og struktur?
