Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentkoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og detaljorientert dokumentkoordinator som kan sikre effektiv håndtering, kontroll og distribusjon av dokumentasjon i organisasjonen. I denne rollen vil du ha ansvar for å administrere dokumentprosesser fra opprettelse og registrering til arkivering, revisjon og tilgjengeliggjøring. Stillingen passer for deg som trives med orden, kvalitetssikring og samarbeid med ulike avdelinger, og som forstår betydningen av korrekt dokumentasjon i daglig drift, prosjekter og etterlevelse av interne og eksterne krav.
Som dokumentkoordinator vil du være et sentralt kontaktpunkt for dokumentstyring og bidra til at virksomhetens dokumenter er oppdaterte, sporbare og lett tilgjengelige for relevante interessenter. Du vil arbeide med prosedyrer, rapporter, kontrakter, tekniske dokumenter, korrespondanse og annen forretningskritisk informasjon. Rollen krever god forståelse for dokumentlivssyklusen, versjonskontroll, klassifisering, navngivningsstandarder og arkiveringsrutiner. Du vil også bidra til å forbedre arbeidsflyt, redusere feil og sikre at dokumenthåndteringen følger gjeldende retningslinjer og krav til personvern, sikkerhet og kvalitet.
I det daglige vil du samarbeide tett med prosjektledere, administrasjon, kvalitetsteam, innkjøp, juridiske funksjoner og andre fagmiljøer for å sikre at dokumentasjon behandles korrekt og innen fastsatte frister. Du vil kunne få ansvar for å vedlikeholde dokumentstyringssystemer, følge opp godkjenningsprosesser, kontrollere metadata og støtte ansatte i bruk av maler og rutiner. Det er derfor viktig at du er serviceinnstilt, tydelig i kommunikasjonen og komfortabel med digitale verktøy.
Vi ser etter en person som kombinerer nøyaktighet med gjennomføringsevne. Du må kunne håndtere flere oppgaver samtidig, prioritere godt og opprettholde høy kvalitet også når tempoet er høyt. Erfaring med administrative prosesser, arkivarbeid eller dokumentkontroll vil være en fordel, men det viktigste er at du har en metodisk arbeidsstil og et sterkt fokus på kvalitet og forbedring.
Hos oss vil du få en viktig rolle i å støtte organisasjonens informasjonsflyt og bidra til mer effektive og pålitelige arbeidsprosesser. Du blir en del av et profesjonelt miljø der samarbeid, ansvar og kontinuerlig utvikling står sentralt. Dersom du motiveres av struktur, presisjon og muligheten til å skape orden i komplekse informasjonsmiljøer, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere mottak, registrering, distribusjon og arkivering av dokumenter.
- Sikre korrekt versjonskontroll og oppdatering av styrende dokumentasjon.
- Vedlikeholde dokumentstyringssystemer og sikre riktig metadataregistrering.
- Følge opp godkjenningsprosesser og dokumentfrister på tvers av avdelinger.
- Kontrollere at dokumenter følger interne standarder, maler og rutiner.
- Bistå ansatte med søk, tilgang og bruk av dokumentasjonssystemer.
- Utarbeide og forbedre prosedyrer for dokumenthåndtering og arkivering.
- Samarbeide med prosjektteam for å sikre komplett og sporbar prosjektdokumentasjon.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra administrativt arbeid, dokumentkontroll eller arkivfunksjon er en fordel.
- God digital kompetanse og erfaring med dokumentstyringssystemer.
- Evne til å arbeide strukturert, nøyaktig og selvstendig.
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk.
- Forståelse for konfidensialitet, personvern og informasjonssikkerhet.
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og overholde frister.
- Kjennskap til versjonskontroll, arkiveringsrutiner og kvalitetsprosesser.
- Relevant utdanning innen administrasjon, kontor eller informasjonsforvaltning er ønskelig.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumentstyring eller arkivarbeid?
- Hvilke digitale systemer har du brukt for dokumenthåndtering?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet når du arbeider med store dokumentmengder?
- Har du erfaring med versjonskontroll og godkjenningsflyt?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når flere frister sammenfaller?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon i arbeidshverdagen?
- Hva motiverer deg til å søke stillingen som dokumentkoordinator?
