Text copied to clipboard!
Titlu
Text copied to clipboard!Coordonator de întâlniri
Descriere
Text copied to clipboard!
Căutăm un Coordonator de întâlniri dedicat și organizat, care să asigure planificarea și desfășurarea eficientă a întâlnirilor în cadrul organizației noastre. Rolul implică gestionarea programărilor, comunicarea cu participanții, pregătirea materialelor necesare și asigurarea unui mediu propice pentru discuții constructive. Coordonatorul va colabora îndeaproape cu diverse departamente pentru a înțelege obiectivele întâlnirilor și pentru a facilita o bună comunicare între părți. Este esențial să aibă abilități excelente de organizare, atenție la detalii și capacitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan. De asemenea, va monitoriza respectarea agendei și va asigura documentarea corectă a deciziilor și acțiunilor convenite. Acest rol este vital pentru menținerea fluxului de lucru și pentru sprijinirea echipei în atingerea obiectivelor stabilite. Dacă sunteți o persoană proactivă, cu abilități excelente de comunicare și organizare, vă invităm să vă alăturați echipei noastre ca și Coordonator de întâlniri.
Responsabilități
Text copied to clipboard!- Planificarea și programarea întâlnirilor conform disponibilității participanților.
- Pregătirea și distribuirea agendelor și materialelor relevante înainte de întâlniri.
- Coordonarea logisticii întâlnirilor, inclusiv rezervarea sălilor și echipamentelor necesare.
- Gestionarea comunicării între participanți pentru confirmarea prezenței și clarificarea detaliilor.
- Monitorizarea desfășurării întâlnirilor pentru respectarea agendei și timpului alocat.
- Documentarea minutelor întâlnirilor și distribuirea acestora către părțile implicate.
- Gestionarea eventualelor modificări sau anulări ale întâlnirilor.
- Asigurarea unui mediu propice pentru discuții eficiente și constructive.
- Colaborarea cu diverse departamente pentru a înțelege obiectivele întâlnirilor.
- Utilizarea software-urilor de planificare și comunicare pentru optimizarea procesului.
Cerințe
Text copied to clipboard!- Experiență anterioară în coordonarea întâlnirilor sau roluri administrative similare.
- Abilități excelente de organizare și gestionare a timpului.
- Capacitatea de a comunica clar și eficient, atât verbal, cât și în scris.
- Cunoștințe bune de operare PC și utilizare a aplicațiilor de planificare (ex: Outlook, Google Calendar).
- Atenție la detalii și capacitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan.
- Abilități de rezolvare a problemelor și adaptabilitate la schimbări.
- Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
- Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
- Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
- Disponibilitate pentru program flexibil, dacă este necesar.
Întrebări posibile la interviu
Text copied to clipboard!- Cum gestionați situațiile în care participanții întârzie sau nu se prezintă la întâlniri?
- Ce metode folosiți pentru a vă asigura că întâlnirile sunt eficiente și respectă agenda?
- Cum prioritizați întâlnirile atunci când există conflicte de program?
- Puteți descrie o situație în care ați rezolvat o problemă logistică legată de o întâlnire?
- Cum vă asigurați că toate părțile implicate primesc informațiile necesare la timp?
- Ce software-uri de planificare și comunicare ați folosit anterior?
- Cum gestionați schimbările de ultim moment în programul întâlnirilor?
- Cum documentați și distribuiți minutele întâlnirilor?
- Cum abordați situațiile în care există conflicte între participanți în timpul întâlnirilor?
- Ce strategii utilizați pentru a menține un mediu productiv în timpul întâlnirilor?
