Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Vedúci sekretariátu
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme Vedúceho sekretariátu, ktorý bude zodpovedný za efektívne riadenie administratívnych a organizačných činností sekretariátu. Táto pozícia si vyžaduje vysokú úroveň organizačných schopností, diskrétnosť, schopnosť pracovať pod tlakom a výborné komunikačné zručnosti. Vedúci sekretariátu bude úzko spolupracovať s vedením spoločnosti, zabezpečovať hladký chod kancelárie a koordinovať prácu administratívneho tímu.
Medzi hlavné úlohy patrí plánovanie a organizovanie stretnutí, správa kalendára vedenia, príprava podkladov na porady, vedenie korešpondencie, správa dokumentácie a zabezpečenie efektívnej komunikácie medzi jednotlivými oddeleniami. Vedúci sekretariátu bude tiež zodpovedný za dohľad nad dodržiavaním interných procesov a štandardov, ako aj za zlepšovanie administratívnych postupov.
Ideálny kandidát má skúsenosti s vedením administratívneho tímu, výborné organizačné schopnosti, znalosť kancelárskych softvérov a schopnosť riešiť problémy samostatne. Dôležitá je aj schopnosť zachovať dôvernosť informácií a profesionálny prístup v každej situácii.
Táto pozícia je vhodná pre dynamickú a zodpovednú osobu, ktorá má záujem o stabilnú prácu v profesionálnom prostredí a chce sa podieľať na zefektívňovaní chodu organizácie.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Riadenie a koordinácia činností sekretariátu
- Organizácia stretnutí, porád a služobných ciest
- Správa kalendára vedenia a plánovanie aktivít
- Príprava a spracovanie administratívnych dokumentov
- Zabezpečenie plynulej komunikácie medzi oddeleniami
- Dohľad nad dodržiavaním interných procesov
- Vedenie a motivácia administratívneho tímu
- Zodpovednosť za správu kancelárskych potrieb a vybavenia
- Zlepšovanie administratívnych procesov
- Zabezpečenie dôvernosti a bezpečnosti informácií
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie
- Minimálne 3 roky skúseností na podobnej pozícii
- Výborné organizačné a komunikačné schopnosti
- Znalosť kancelárskych softvérov (MS Office, Outlook)
- Schopnosť pracovať samostatne aj v tíme
- Diskrétnosť a profesionálny prístup
- Znalosť slovenského jazyka na úrovni C1
- Anglický jazyk výhodou
- Schopnosť riešiť problémy a zvládať stres
- Flexibilita a proaktívny prístup
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké máte skúsenosti s vedením administratívneho tímu?
- Ako by ste riešili konflikt medzi členmi tímu?
- Aké nástroje používate na organizáciu práce?
- Ako zabezpečujete dôvernosť informácií?
- Aké sú vaše silné stránky v oblasti administratívy?
- Ako zvládate prácu pod tlakom?
- Aké sú vaše očakávania od tejto pozície?
- Ako by ste zlepšili administratívne procesy v našej organizácii?
- Aké máte skúsenosti s organizáciou porád a služobných ciest?
- Ako pristupujete k prioritizácii úloh?
