Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Pomočnik za nadzor dokumentov
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo Pomočnika za nadzor dokumentov, ki bo odgovoren za učinkovito upravljanje, organizacijo in vzdrževanje dokumentacije v podjetju. Kandidat bo sodeloval z različnimi oddelki za zagotavljanje pravilnega shranjevanja, arhiviranja in dostopa do dokumentov, kar je ključno za nemoteno poslovanje in skladnost s predpisi. Pomočnik bo skrbel za ažurnost dokumentov, spremljal spremembe in zagotavljal, da so vsi dokumenti pravilno kategorizirani in dostopni po potrebi. Poleg tega bo sodeloval pri pripravi poročil, izvajanju revizij dokumentacije ter podpiral razvoj in izboljšave procesov upravljanja dokumentov. Pričakujemo natančnost, organiziranost in sposobnost dela v timu, saj bo kandidat tesno sodeloval z različnimi oddelki in prispeval k izboljšanju učinkovitosti upravljanja informacij.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Upravljanje in organizacija dokumentov ter arhiviranje.
- Spremljanje in posodabljanje dokumentacije glede na zahteve.
- Sodelovanje z različnimi oddelki za zagotavljanje dostopa do dokumentov.
- Priprava in vzdrževanje evidenc o dokumentih.
- Podpora pri izvajanju revizij in notranjih kontrol dokumentacije.
- Skrb za skladnost dokumentacije z notranjimi in zunanjimi predpisi.
- Izvajanje kopiranja, skeniranja in digitalizacije dokumentov.
- Pomoč pri razvoju in izboljšavah procesov upravljanja dokumentov.
- Urejanje in kategorizacija dokumentov v skladu s standardi podjetja.
- Sodelovanje pri pripravi poročil in analiz dokumentacije.
Zahteve
Text copied to clipboard!- Osnovno ali srednješolsko izobrazbo, prednost ima izobrazba s področja administracije.
- Izkušnje z upravljanjem dokumentov ali administrativnimi nalogami so zaželene.
- Dobro poznavanje računalniških programov za upravljanje dokumentov.
- Natančnost, organiziranost in odgovornost pri delu.
- Sposobnost timskega dela in komunikacije z različnimi oddelki.
- Poznavanje osnovnih predpisov glede varstva podatkov in arhiviranja.
- Sposobnost hitrega učenja in prilagajanja novim procesom.
- Dobro znanje slovenskega jezika, tako pisno kot ustno.
- Osnovno znanje angleškega jezika je prednost.
- Sposobnost samostojnega reševanja problemov in upravljanja časa.
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z upravljanjem dokumentov?
- Kako zagotavljate natančnost in organiziranost pri svojem delu?
- Ali ste seznanjeni z zakonodajo glede varstva osebnih podatkov?
- Kako bi ravnali v primeru izgube pomembnega dokumenta?
- Kakšne računalniške programe za upravljanje dokumentov poznate?
- Kako se spopadate s stresnimi situacijami in rokovniki?
- Ali imate izkušnje z digitalizacijo dokumentov?
- Kako bi izboljšali obstoječe procese upravljanja dokumentov?
- Kako pomembna je po vašem mnenju timska komunikacija pri upravljanju dokumentov?
- Ali ste pripravljeni na dodatno usposabljanje in razvoj na tem področju?
