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Titel
Text copied to clipboard!Empfangsmitarbeiter
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Empfangsmitarbeiter, der als erste Anlaufstelle für Besucher und Kunden fungiert. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die freundliche Begrüßung, effiziente Verwaltung von Anrufen und Terminen sowie die Unterstützung bei administrativen Aufgaben. Sie tragen maßgeblich dazu bei, einen positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens zu vermitteln und sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Koordination von Posteingang und -ausgang sowie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um Besucher optimal zu betreuen. Ein professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und Organisationstalent sind für diese Position unerlässlich. Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten und Freude am Umgang mit Menschen haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Besucher freundlich empfangen und betreuen
- Telefonzentrale bedienen und Anrufe weiterleiten
- Termine koordinieren und verwalten
- Posteingang und -ausgang organisieren
- Administrative Unterstützung für verschiedene Abteilungen leisten
- Besucherregistrierung und Sicherheitskontrollen durchführen
- Informationsmaterial bereitstellen und Fragen beantworten
- Konferenzräume reservieren und vorbereiten
- Datenpflege und Dokumentenmanagement
- Zusammenarbeit mit dem Facility Management
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
- Erfahrung im Empfangs- oder Kundenservicebereich von Vorteil
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und idealerweise Englisch
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Grundkenntnisse in Büro- und Verwaltungsprozessen
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie gehen Sie mit schwierigen Besuchern um?
- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit Telefonanlagen?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag am Empfang?
- Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben?
- Welche Softwareprogramme nutzen Sie zur Terminverwaltung?
- Wie reagieren Sie bei unerwarteten Situationen am Empfang?
- Wie wichtig ist Ihnen Teamarbeit in Ihrer Rolle?
- Wie bleiben Sie auch in stressigen Situationen freundlich und professionell?
