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Titel
Text copied to clipboard!Sachbearbeiter Empfang
Beschreibung
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Wir suchen einen Sachbearbeiter Empfang, der als erste Anlaufstelle für Besucher und Anrufer fungiert und für einen reibungslosen Ablauf am Empfangsbereich sorgt. In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Begrüßung von Gästen, die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie die Koordination von Terminen und Besprechungen. Zudem übernehmen Sie administrative Aufgaben wie die Verwaltung von Posteingang und -ausgang, die Pflege von Datenbanken und die Unterstützung bei organisatorischen Abläufen. Ein freundliches Auftreten, Kommunikationsstärke und Organisationstalent sind für diese Rolle unerlässlich. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und tragen maßgeblich zu einem positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens bei. Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten und eine strukturierte Arbeitsweise besitzen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
- Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen
- Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs
- Pflege von Datenbanken und Dokumenten
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Sicherstellung eines ordentlichen und einladenden Empfangsbereichs
- Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern
- Bearbeitung von Anfragen und Weiterleitung an zuständige Stellen
- Überwachung und Bestellung von Büromaterialien
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Empfangs- oder Sekretariatsbereich von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Bereitschaft zur Schichtarbeit, falls erforderlich
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Empfangsbereich?
- Wie gehen Sie mit schwierigen Besuchern oder Anrufern um?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
- Wie stellen Sie sicher, dass der Empfangsbereich stets ordentlich ist?
- Können Sie Beispiele für Ihre Kommunikationsfähigkeiten geben?
- Wie reagieren Sie auf unerwartete Situationen am Empfang?
- Sind Sie bereit, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten?
