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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Sekretariatsassistenten, der unser Team bei der effizienten Verwaltung und Organisation des Büroalltags unterstützt. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung des Sekretariats und tragen dazu bei, einen reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeitsprozesse sicherzustellen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Bearbeitung von Korrespondenz, die Terminplanung, die Organisation von Meetings sowie die Verwaltung von Dokumenten und Akten. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgen dafür, dass Informationen schnell und zuverlässig weitergeleitet werden.
Als Sekretariatsassistent arbeiten Sie eng mit dem Sekretär oder der Sekretärin sowie anderen Abteilungen zusammen. Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen und übernehmen die Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Kommunikationsstärke sind dabei von großer Bedeutung.
Wir legen Wert auf eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit. Sie sollten in der Lage sein, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen. Der sichere Umgang mit gängiger Bürosoftware sowie gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind für diese Position unerlässlich.
Wenn Sie Freude an administrativen Tätigkeiten haben, gerne im Team arbeiten und ein freundliches Auftreten besitzen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams und gestalten Sie gemeinsam mit uns einen erfolgreichen Büroalltag!
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Unterstützung des Sekretariats bei administrativen Aufgaben
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz
- Terminplanung und -koordination
- Organisation von Meetings und Geschäftsreisen
- Verwaltung und Ablage von Dokumenten
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
- Erstellung und Pflege von Protokollen
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im administrativen Bereich von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängiger Bürosoftware
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Sekretariat?
- Wie organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Bürosoftware beherrschen Sie sicher?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen im Arbeitsalltag?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Haben Sie Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen?
- Wie stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten werden?
- Was motiviert Sie in der administrativen Arbeit?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
