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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Terminplaner, der unser Team bei der effizienten Verwaltung und Organisation von Terminen unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Koordination von Meetings, die Verwaltung von Kalendern und die Sicherstellung, dass alle Termine reibungslos ablaufen. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um Zeitpläne zu optimieren und Konflikte zu vermeiden. Ein ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten sind für diese Position unerlässlich. Darüber hinaus sollten Sie in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und flexibel auf Änderungen zu reagieren. Ihre Aufgaben tragen maßgeblich dazu bei, den Arbeitsfluss zu verbessern und die Zufriedenheit unserer Kunden und Mitarbeiter zu erhöhen. Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten und Freude an der Planung und Koordination haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Termine und Meetings koordinieren und verwalten
- Kalender für Mitarbeiter und Führungskräfte pflegen
- Erinnerungen und Benachrichtigungen für bevorstehende Termine versenden
- Kommunikation mit Kunden und internen Abteilungen bezüglich Terminvereinbarungen
- Konflikte im Terminplan erkennen und Lösungen anbieten
- Datenbankpflege und Dokumentation von Terminen
- Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen und Konferenzen
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz im Zusammenhang mit Terminen
- Optimierung von Terminprozessen und -abläufen
- Berichterstattung über Terminstatistiken und -analysen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Bereich Terminplanung oder Büroorganisation
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Kalender- und Planungstools (z.B. Outlook, Google Kalender)
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Genauigkeit
- Kommunikationsstärke und Kundenorientierung
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Teamfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
- Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
- Grundkenntnisse in MS Office-Anwendungen
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag, um alle Termine einzuhalten?
- Welche Erfahrungen haben Sie mit digitalen Kalender- und Planungstools?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Terminänderungen um?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen Terminkonflikt erfolgreich gelöst haben.
- Wie stellen Sie sicher, dass keine Termine übersehen werden?
- Wie kommunizieren Sie mit verschiedenen Abteilungen, um Termine abzustimmen?
- Welche Strategien nutzen Sie, um unter Druck organisiert zu bleiben?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
