Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Συντονιστής Αρχείων
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν Συντονιστή Αρχείων για να ενταχθεί στην ομάδα μας και να διασφαλίσει την αποτελεσματική διαχείριση, οργάνωση και συντήρηση των αρχείων της εταιρείας μας. Ο ιδανικός υποψήφιος θα είναι υπεύθυνος για την ταξινόμηση, την αποθήκευση, την ανάκτηση και την προστασία τόσο φυσικών όσο και ψηφιακών εγγράφων, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τις πολιτικές απορρήτου και τις νομικές απαιτήσεις.Ο Συντονιστής Αρχείων θα συνεργάζεται στενά με διάφορα τμήματα για να διασφαλίσει ότι τα απαραίτητα έγγραφα είναι εύκολα προσβάσιμα και σωστά καταχωρημένα. Θα είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή και τη βελτίωση των διαδικασιών αρχειοθέτησης, την εκπαίδευση του προσωπικού στη σωστή χρήση των συστημάτων αρχειοθέτησης και την παρακολούθηση της ασφάλειας των δεδομένων.Επιπλέον, ο ρόλος απαιτεί ακρίβεια, οργανωτικότητα και ικανότητα διαχείρισης μεγάλου όγκου πληροφοριών. Η γνώση λογισμικών διαχείρισης εγγράφων και η εμπειρία σε περιβάλλοντα με αυστηρές απαιτήσεις συμμόρφωσης θεωρούνται σημαντικά προσόντα.Ο επιτυχών υποψήφιος θα συμβάλει στην αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης, διασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες όταν χρειάζονται και προστατευμένες από απώλεια ή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Αν έχετε πάθος για την οργάνωση και την ακρίβεια, αυτή είναι η κατάλληλη θέση για εσάς.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Οργάνωση και συντήρηση φυσικών και ψηφιακών αρχείων
- Ανάκτηση εγγράφων κατόπιν αιτήματος των υπαλλήλων
- Διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές απορρήτου
- Ανάπτυξη και εφαρμογή διαδικασιών αρχειοθέτησης
- Εκπαίδευση προσωπικού στη χρήση συστημάτων αρχειοθέτησης
- Συνεργασία με άλλα τμήματα για την κάλυψη αναγκών τεκμηρίωσης
- Διαγραφή ή αρχειοθέτηση εγγράφων σύμφωνα με τις πολιτικές διατήρησης
- Παρακολούθηση της ασφάλειας των αρχείων
- Διαχείριση βάσεων δεδομένων εγγράφων
- Δημιουργία αναφορών σχετικά με τη διαχείριση αρχείων
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, Βιβλιοθηκονομία ή συναφή τομέα
- Εμπειρία σε ρόλο διαχείρισης αρχείων ή διοικητικής υποστήριξης
- Άριστες οργανωτικές και αναλυτικές δεξιότητες
- Γνώση λογισμικών διαχείρισης εγγράφων (π.χ. SharePoint, DocuWare)
- Ικανότητα διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών
- Καλή γνώση MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Ικανότητα εργασίας με ακρίβεια και προσοχή στη λεπτομέρεια
- Καλή γνώση της ελληνικής και αγγλικής γλώσσας
- Ικανότητα εργασίας υπό πίεση και διαχείρισης προθεσμιών
- Εμπειρία σε περιβάλλον με αυστηρές απαιτήσεις συμμόρφωσης
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια είναι η εμπειρία σας στη διαχείριση φυσικών και ψηφιακών αρχείων;
- Έχετε χρησιμοποιήσει κάποιο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων; Ποιο;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια και την ασφάλεια των αρχείων;
- Πώς αντιμετωπίζετε αιτήματα για ανάκτηση εγγράφων υπό πίεση χρόνου;
- Έχετε εμπειρία σε περιβάλλον με αυστηρές πολιτικές απορρήτου;
- Πώς οργανώνετε την εργασία σας όταν διαχειρίζεστε μεγάλο όγκο εγγράφων;
- Ποια είναι η προσέγγισή σας στην εκπαίδευση άλλων στη χρήση συστημάτων αρχειοθέτησης;
- Πώς χειρίζεστε την καταστροφή ή αρχειοθέτηση παλαιών εγγράφων;
- Ποια είναι η εμπειρία σας με τη δημιουργία αναφορών διαχείρισης αρχείων;
- Πώς διαχειρίζεστε την επικοινωνία με διαφορετικά τμήματα για θέματα τεκμηρίωσης;