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Título
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Descrição
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Estamos procurando um Secretário dedicado e organizado para fornecer suporte administrativo eficiente e garantir o bom funcionamento do escritório. O candidato ideal será responsável por gerenciar agendas, organizar documentos, coordenar reuniões e facilitar a comunicação entre departamentos e clientes. Além disso, deve possuir habilidades interpessoais para lidar com diversas demandas e manter um ambiente de trabalho produtivo. O Secretário atuará como ponto central de contato, auxiliando na preparação de relatórios, correspondências e no atendimento telefônico, garantindo que todas as tarefas administrativas sejam executadas com precisão e pontualidade. É essencial que o profissional tenha capacidade de priorizar tarefas, resolver problemas rapidamente e manter a confidencialidade das informações. A posição requer conhecimento em ferramentas de escritório, boa comunicação escrita e verbal, além de flexibilidade para lidar com situações imprevistas. Este papel é fundamental para apoiar a equipe e contribuir para o sucesso organizacional, proporcionando uma base sólida para as operações diárias da empresa.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gerenciar agendas e compromissos da equipe executiva.
- Organizar e arquivar documentos e correspondências.
- Atender chamadas telefônicas e direcionar para os departamentos adequados.
- Preparar relatórios, apresentações e documentos administrativos.
- Coordenar reuniões, incluindo reserva de salas e preparação de materiais.
- Manter comunicação eficiente entre diferentes setores da empresa.
- Auxiliar na organização de eventos corporativos.
- Controlar o fluxo de informações e garantir a confidencialidade.
- Realizar tarefas administrativas diversas conforme necessidade.
- Apoiar na gestão de contratos e documentos legais.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Ensino médio completo; curso técnico ou superior será um diferencial.
- Experiência prévia na função de secretário ou assistente administrativo.
- Domínio do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Boa comunicação verbal e escrita.
- Organização e capacidade de gerenciar múltiplas tarefas.
- Discrição e ética profissional.
- Habilidade para trabalhar em equipe e sob pressão.
- Conhecimento básico em sistemas de gestão administrativa.
- Proatividade e iniciativa para resolver problemas.
- Flexibilidade de horário, se necessário.
Perguntas potenciais de entrevista
Text copied to clipboard!- Você possui experiência anterior como secretário?
- Quais ferramentas de escritório você domina?
- Como você organiza suas tarefas diárias?
- Descreva uma situação em que precisou lidar com informações confidenciais.
- Como você gerencia o estresse em ambientes de trabalho dinâmicos?
- Você tem disponibilidade para trabalhar em horários flexíveis?
- Como você prioriza suas atividades quando recebe múltiplas demandas?
- Qual sua experiência com organização de eventos ou reuniões?
