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Titel
Text copied to clipboard!Empfangsassistent
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Empfangsassistenten, der unser Team im Empfangsbereich unterstützt und als erste Anlaufstelle für Besucher und Anrufer fungiert. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die freundliche Begrüßung von Gästen, die Verwaltung von Telefonanrufen sowie die Koordination von Terminen und Besprechungen. Sie tragen maßgeblich dazu bei, einen positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens zu vermitteln und sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Verwaltung der Posteingänge und -ausgänge sowie die Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten. Ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und ein professionelles Auftreten sind für diese Position unerlässlich. Wenn Sie Freude am Umgang mit Menschen haben und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Empfang von Besuchern und Gästen
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
- Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen
- Verwaltung der Postein- und -ausgänge
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Pflege und Aktualisierung von Besucherdaten und Telefonlisten
- Sicherstellung eines ordentlichen und einladenden Empfangsbereichs
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung der Empfangsprozesse
- Bearbeitung von Anfragen und Weiterleitung an zuständige Stellen
- Überwachung von Sicherheitsvorschriften am Empfang
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Empfangs- oder Kundenservicebereich von Vorteil
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, weitere Sprachen von Vorteil
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Organisationsfähigkeit und Multitasking-Kompetenz
- Sicherer Umgang mit MS Office und Telefonanlagen
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Bereitschaft zur Schichtarbeit oder flexiblen Arbeitszeiten
- Gute Kenntnisse im Umgang mit Besuchermanagementsystemen sind wünschenswert
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie gehen Sie mit schwierigen Besuchern oder Anrufern um?
- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit Telefonanlagen und Empfangssystemen?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen?
- Wie wichtig ist Ihnen ein professionelles Erscheinungsbild am Arbeitsplatz?
- Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie durch Ihre Organisation den Empfangsablauf verbessert haben?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Fremdsprachen sprechen Sie und wie sicher fühlen Sie sich darin?
- Wie reagieren Sie, wenn mehrere Besucher gleichzeitig am Empfang warten?
